De evaluatiecyclus is essentieel in Performance. Het is het proces waarin de medewerker alle stappen van Performance doorloopt, gedurende een bepaalde periode. Er kan gekozen worden voor één of meerdere evaluatiemomenten waarbij de voortgang wordt bekeken door de leidinggevende en de medewerker zelf.
Mocht je de open vragen of de schaal van een evaluatieformulier willen aanpassen. Dit kun je niet zelf, dien een ticket in en dan helpen we je graag verder.
Hoe beheer je de evaluatiecyclus
Als je Performance voor het eerst opent, zal je door het proces van het aanmaken van een evaluatiecyclus worden meegenomen. Hierna kun je altijd nog wijzigingen maken in de evaluatiecyclus. In de linker kolom kun je kiezen voor evaluatiecycli. Hier kan je bestaande cycli aanpassen of een nieuwe toevoegen. Het instellen van een evaluatie bestaat uit 3 onderdelen: planning, doelen stellen moment en evaluatiemomenten.
Binnen de planning stel je het volgende in:
- De duur van een evaluatie
- De startdatum
- Vanaf wanneer medewerkers doelen mogen aanmaken, dit is altijd de eerste stap in een evaluatie cyclus
- Of je de cyclus automatisch wil laten herhalen zodra deze is beëindigd (dit raden we aan)
Adviezen:
- De 'standaard' evaluatiecyclus begint op 1 januari en duurt een jaar tot 31 december
- In deze standaard cyclus zit een tussentijdse evaluatie rond juni/juli en een eindevaluatie in november/december.
Doelen stellen moment:
De medewerkers komen als ze voor het eerst inloggen in het de 'Hulp bij doelen stellen' wizard. Het is dus belangrijk dat deze goed is ingericht. In het tabblad Doelen stellen moment; klik op de 3 puntjes naast de startdatum en klik op Bewerken.
Hieronder alle instellingen die aangepast kunnen worden in het doelen stellen moment;
- Intro tekst: de tekst die je hier invoert, wordt op de 1e pagina van de 'Hulp bij doelen stellen' wizard getoond. Dit is dus een van de eerste dingen die de medewerkers zien in Performance.
- Startdatum/einddatum: hier stel je de periode in waarin medewerkers actief worden herinnerd dat het tijd is om een persoonlijk plan te maken. Buiten de doelen stellen periode kunnen er ook doelen worden aangemaakt.
- Stuur bericht op: hier stel je in wanneer de medewerkers een aankondiging ontvangen dat het (weer) tijd is om een persoonlijk plan te maken.
- Stappen: hier selecteer je welke stappen je wilt hebben in de 'Hulp bij doelen stellen' wizard. Als jullie bijvoorbeeld geen functies in Performance hebben staan, kun je die hier uitvinken.
- Ontwikkelvragen: hier staan de vragen die worden weergegeven in het ontwikkel tabblad van 'Hulp bij doelen stellen'. Deze vragen kun je volledig aanpassen naar jullie wensen.
- Open altijd het scherm nieuw doel: als je dit aanvinkt dan opent altijd de pop-up waar een doel verder uitgewerkt kan worden. De medewerker wordt dan gestimuleerd om het doel verder uit te werken. We raden daarom aan om dit altijd aan te vinken.
- Intake is verplicht: deze instelling zorgt ervoor dat als een medewerker voor het eerst inlogt dat die meteen naar de 'Hulp bij doelen stellen' wizard wordt geleid.
Evaluatiemomenten
In dit tabblad stel je de evaluaties in. Hieronder een overzicht met alle instellingen en wat ze precies betekenen:
- Naam: hier geef je de naam aan die de medewerkers in de mail en in hun profiel zien. Als jullie internationale medewerkers hebben, verander dan de taal bij het vlaggetje naar de relevante taal en voeg hier de vertaling toe. Als je dit niet doet dan krijgen ze de naam te zien in de originele taal die je hebt ingevuld.
- Periode: dit is de periode waarin de evaluatie actief is. De evaluatie kan niet ingevuld worden voor de startdatum maar nog wel na de einddatum. De einddatum is dus geen strikte deadline.
- Type: dit is vooral belangrijk voor de rapportages. Kies het relevante type zodat het straks logisch is als je wilt filteren op de verschillende evaluaties in de dashboards.
- Stuur bericht op: hier selecteer je wanneer/of je een aankondiging van dit evaluatiemoment wilt uitsturen.
- Tekst in e-mail (optioneel): als je heb aangegeven dat je een bericht wilt sturen dan kun je hier de e-mail aanpassen.
- Wie vult de evaluatie in: hier geef je aan wie de evaluatie in dient te vullen. Let op: als je dit verkeerd invult kan dat ervoor zorgen dat niet alle relevante partijen de evaluatie in kunnen vullen.
- Template: klik op het potlood-icoon om in te stellen welk evaluatieformulier wordt gebruikt voor deze evaluatie. Je kunt de formulieren bekijken maar niet aanpassen, als je hier wijzigingen in wilt maken dan kun je contact opnemen met support.
- Stuur herinneringen rondom dit evaluatiemoment: hier kun je instellen dat er halverwege en een aantal dagen voor het einde van de evaluatie een herinnering naar de medewerkers en leidinggevenden wordt gestuurd.
- Evaluator(en) & medewerker moeten akkoord geven op evaluatie: hier geef je aan of je wilt dat er door de medewerker en de leidinggevende een akkoord wordt gegeven nadat de evaluatie is ingevuld.
- Let op: Sla alle evaluatiemomenten op en vergeet dan niet ook de gehele cyclus op te slaan onderin.
Als je alle bovenstaande stappen hebt doorgelopen dan ben je helemaal voor de eerste evaluatiecyclus!
Hulp nodig?
Omdat elke evaluatiecyclus anders is per bedrijf, begrijpen we heel goed als je er niet helemaal uit komt. Neem in dat geval contact op met support. Wij helpen je graag verder met het optimaliseren van jullie cyclus.