Tijdens een implementatie richten we verschillende onderdelen in binnen Performance, zoals teams, functies, competenties en organisatiedoelen. Regelmatig krijgen we de vraag waarom dit nodig is en wat het uiteindelijk oplevert.
Dit is ook iets wat we tijdens vrijwel iedere implementatie bespreken. Het kost tijd om deze onderdelen in te richten, maar juist deze inrichting zorgt ervoor dat medewerkers straks makkelijker doelen kunnen stellen, leidinggevenden de juiste medewerkers kunnen beoordelen en de evaluatiecyclus daadwerkelijk waarde toevoegt.
In dit artikel leggen we uit waarom we ieder onderdeel inrichten en hoe deze samen bijdragen aan een succesvolle evaluatiecyclus.
Medewerkers
De eerste stap is het synchroniseren van de medewerkers. Zonder medewerkers kunnen er uiteraard geen profielen worden aangemaakt en kan niemand gebruikmaken van Perform.
Teams
Teams worden ingericht om ervoor te zorgen dat iedereen de juiste inzage heeft binnen Perform.
Door de teams correct in te richten:
- zien leidinggevenden alleen de medewerkers waarvoor zij verantwoordelijk zijn;
- worden evaluaties aan de juiste leidinggevende gekoppeld;
- ontstaat een duidelijke organisatiestructuur binnen Perform.
De teamstructuur vormt daarmee de basis voor de hele procedure binnen het platform.
Organisatie- en teamdoelen
Organisatie- en teamdoelen geven medewerkers richting en context.
Wanneer medewerkers hun persoonlijke doelen gaan opstellen, kunnen zij deze afstemmen op en laten bijdragen aan de doelen van het team of de organisatie. Hierdoor ontstaat meer verbinding tussen de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers en de doelstellingen van de organisatie.
Functies en competenties
De inrichting van functies en competenties kost vaak de meeste tijd tijdens een implementatie. Tegelijkertijd is dit één van de onderdelen die de meeste waarde toevoegt.
Wanneer een medewerker voor het eerst doelen gaat opstellen, komt hij of zij terecht in de Hulp bij doelen stellen. In deze wizard worden onder andere de functie verantwoordelijkheden, competenties, kernwaarden en eventuele ontwikkelvragen getoond. Deze informatie helpt medewerkers bij het formuleren van relevante doelen.
Dit is vooral waardevol omdat doelen stellen niet voor iedereen vanzelfsprekend is. Misschien werken jullie al jaren met functieprofielen en persoonlijke doelstellingen, misschien is dit juist een nieuwe manier van werken.
Door functies en competenties vooraf in te richten:
- wordt duidelijk wat er binnen een functie wordt verwacht;
- krijgen medewerkers inspiratie voor relevante ontwikkeldoelen;
- sluiten persoonlijke doelen beter aan op de functie en de organisatie;
- wordt het eenvoudiger om een kwalitatief goed persoonlijk plan op te stellen.
Hierdoor beginnen medewerkers vanaf het begin van de cyclus met de juiste focus.
Evaluatiecyclus
De evaluatiecyclus bepaalt hoe medewerkers gedurende het jaar met Perform werken. Je legt hierin onder andere vast wanneer medewerkers doelen opstellen, wanneer evaluatiemomenten plaatsvinden en hoe de cyclus is opgebouwd.
Er is geen standaard evaluatiecyclus die voor iedere organisatie werkt. De juiste inrichting hangt af van de manier waarop jullie organisatie nu al werkt en wat jullie met Perform willen bereiken.
Tijdens implementaties adviseren we daarom vrijwel altijd om klein te beginnen.
Voor veel organisaties is Performance niet alleen een nieuw systeem, maar ook een nieuwe manier van werken. Soms worden er voor het eerst doelen opgesteld, worden feedbackgesprekken geïntroduceerd of krijgen leidinggevenden een actievere rol in de ontwikkeling van medewerkers. Wanneer al deze veranderingen tegelijkertijd worden ingevoerd, kan dat ervoor zorgen dat de adoptie achterblijft.
Daarom kiezen we bij voorkeur voor een gefaseerde implementatie. Begin met een evaluatiecyclus die goed aansluit op de huidige werkwijze van de organisatie. Vanuit daar kun je Performance stap voor stap uitbreiden met extra functionaliteiten wanneer medewerkers en leidinggevenden eraan gewend zijn.
Het doel is niet om zoveel mogelijk functionaliteiten te gebruiken, maar om een evaluatiecyclus in te richten die medewerkers, leidinggevenden en HR daadwerkelijk ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden. Wanneer Perform waarde toevoegt aan het werkproces, wordt het ook daadwerkelijk gebruikt.
Evaluatieformulieren
Het evaluatieformulier ondersteunt het gesprek tussen medewerker en leidinggevende. Het formulier is daarom nooit het doel op zich, maar een hulpmiddel om de juiste onderwerpen met elkaar te bespreken.
De inrichting van het formulier hangt af van het doel van het gesprek. Sommige organisaties gebruiken een formulier vooral als verslaglegging, terwijl andere organisaties het inzetten als leidraad voor een ontwikkelgesprek. Beide zijn mogelijk, zolang het formulier aansluit bij de manier waarop de organisatie gesprekken wil voeren.
Ons advies is om formulieren zo eenvoudig mogelijk te houden. Een kort formulier met een aantal relevante vragen leidt vaak tot een beter gesprek dan een uitgebreide vragenlijst die vooral wordt ingevuld omdat het moet.
Het uitgangspunt is dat de vragen bijdragen aan de dialoog tussen medewerker en leidinggevende. Door vooraf te reflecteren op dezelfde onderwerpen, ontstaat tijdens het gesprek meer ruimte om in te gaan op verschillen in inzicht, successen, uitdagingen en ontwikkelmogelijkheden.
Willen jullie een aangepast evaluatieformulier gebruiken? Dien dan een ticket in bij onze support. We denken graag met jullie mee over een formulier dat aansluit bij jullie evaluatieproces en kunnen de gewenste wijzigingen voor jullie doorvoeren.
Uiteindelijk draait het om de medewerker
Alle onderdelen die je tijdens een implementatie inricht, hebben uiteindelijk hetzelfde doel: medewerkers helpen om aan de juiste onderwerpen te werken en leidinggevenden ondersteunen bij het begeleiden van die ontwikkeling.
Wanneer medewerkers duidelijke verwachtingen hebben, relevante doelen stellen en hier gedurende het jaar regelmatig op terugkijken, worden evaluatiegesprekken een logisch vervolg van de ontwikkeling die al heeft plaatsgevonden.
Een goed evaluatiegesprek begint daarom niet op de dag van de evaluatie, maar op het moment dat een medewerker voor het eerst zijn of haar doelen opstelt.