Bij het uitnodigen van kandidaten voor een gesprek zijn er twee mogelijkheden. Je kunt interviewtijden vooraf maken of je kunt ze gaandeweg maken. De keuze is aan jou!
Interviewtijden aanmaken
Als je interviewtijden wilt creëren voordat je kandidaten gaat uitnodigen, ga dan naar het gespreksoverzicht. Het gespreksoverzicht is te vinden in de lijst met kandidaten in de rechterbovenhoek.
In het 'gespreksoverzicht' zijn de tijden en andere instellingen aan te passen. Hier is de informatie voor de uitnodiging die naar de kandidaten wordt verzonden te bewerken. Nieuwe interviewtijden zijn hier ook toe te voegen. Je voegt nieuwe tijden toe door te klikken op '+ voeg nieuwe tijd toe' en je bewerkt eerder toegevoegde tijden door op het potlood pictogram te klikken. U kunt slechts één interview tegelijk toevoegen, maar u kunt het zo instellen dat meerdere kandidaten kunnen deelnemen. Als je een wervingsgroep hebt toegevoegd, kun je ook selecteren aan welke recruiters deze gesprekstijden zijn gekoppeld. Het is niet mogelijk om al geboekte interviewtijden aan te passen.
Kandidaten uitnodigen
Je kunt kandidaten uitnodigen via de sollicitatielijst of bij het bekijken van een specifieke sollicitatie. Standaard gebeurt dit via het 'interview' en de 'uitnodiging voor interview' optie, maar dit kan afwijken als uw organisatie hier wijzigingen heeft aangebracht.
Als u op 'uitnodigen voor een gesprek' klikt, wordt een nieuw scherm geopend. Van hieruit zie je eerder gemaakte interviewtijden. Hier heb je ook de mogelijkheid om interviewtijden aan te maken of te bewerken en de daadwerkelijke uitnodiging naar de kandidaat te verzenden. Als je contactsjablonen van het interviewtype heeft, kunt je deze hier selecteren. De parameter %INVITELINK% in het sjabloon verwijst de kandidaat naar het menu om een interviewtijd te boeken.
Wanneer de e-mail is verzonden, volgt de kandidaat de link in de e-mail naar een landingspagina waar ze een van de interviewtijden kunnen selecteren die je hebt geopend. Alleen beschikbare tijden zijn zichtbaar, wat betekent dat als een andere kandidaat een van de tijden boekt, deze zal verdwijnen. Vanaf hier heeft de kandidaat ook de mogelijkheid om te selecteren dat er geen tijd meer is of dat hij/zij niet langer geïnteresseerd zijn waarvan je op de hoogte wordt gebracht.
In plaats van interviewtijden handmatig toevoegen, heb je ook de optie om jouw agenda te koppelen aan Recruitment zodat je direct beschikbare tijdstippen uit je agenda te kiezen.
Wanneer een kandidaat zijn/haar tijd heeft gereserveerd, wordt dit weergegeven in het gespreksoverzicht en wordt er een kalenderuitnodiging verstuurd naar zowel de kandidaat als de betrokken recruiter(s). De status van de kandidaat verandert ook van 'uitnodiging voor gesprek' in 'interview geaccepteerd'. Vanuit het gespreksoverzicht kun je ook zien welke recruiter(s) aan het interviewtijdstip is/zijn gekoppeld.
Als je om welke reden dan ook een geboekte interviewtijd moet annuleren, doet u dat vanuit dezelfde instellingen als wanneer u een kandidaat uitnodigt voor een interview. Deze keer selecteert u echter 'interview annuleren'. Wanneer u dit doet, wordt een scherm geopend waarin u kunt selecteren om een annulerings-e-mail naar de verantwoordelijke recruiter en kandidaat te sturen. Als je sjablonen beschikbaar heeft, kunt je deze hier selecteren. Nadat het interview is geannuleerd, wordt de interviewtijd vrijgemaakt voor boekingen voor andere kandidaten.