Voordat Expenses geactiveerd wordt is het belangrijk om de volgende instellingen binnen de Nmbrs Payroll omgeving na te gaan:

• Bedrijven filters voor de klant logins
• Afdelingen
• Kostenplaatsen en dragers
• Medewerker logins
• Bankrekeningen voor medewerkers

Al deze gegevens zullen automatisch ook in Expenses geplaatst worden na het activeren. Dus na aankoop zal de integratie tussen Nmbrs Payroll en Expenses de volgende gegevens versturen:

• Bedrijven die beschikbaar zijn voor de eerste admin(beheerder)-gebruiker
• Afdelingen als dimensie
• Kostenplaats als dimensie
• Kostendrager als dimensie
• Looncodes als salaristypen (looncodes uit het loonmodel)
• Alle indienst medewerkers met een medewerkerlogin als gebruikers
• Manager logins als gebruikers

Al geactiveerd, maar bovenstaande gegevens nog niet volledig in orde gemaakt? Geen probleem, dankzij de ingebouwde integratie tussen Expenses en de Nmbrs Payroll omgeving zullen de gegevens die aangepast worden in de Nmbrs Payroll omgeving automatisch toegevoegd worden aan Expenses. Dit gebeurt vrijwel direct, maar kan soms enkele secondes duren. 

Let op! 
Nmbrs Payroll zal altijd de bron van gegevens zijn, dus het is de bedoeling dat een wijziging van bijvoorbeeld een afdeling of kostenplaats in Nmbrs Payroll plaatsvindt waarna het ook in Expenses wordt aangepast. Een wijziging die in Expenses wordt doorgevoerd, wordt niet teruggekoppeld aan Nmbrs Payroll.

Marketplace:

Binnen de marketplace zal je de tegel Expenses terugvinden. 

Door op de knop 'activeer je abonnement' te drukken kun je Expenses aanschaffen en de factureringsgegevens invullen. 

 

Wanneer je Expenses hebt aangeschaft, dien je de installatie te voltooien. Dit doe je onder het tabje 'installatie'. Klik op 'geef toegang'.

Let op: denk goed na met welke login icm welk e-mailadres je dit doet. Stel een collega gaat uit dienst en de login wordt verwijderd, dan zul je deze stap opnieuw uit moeten voeren. 

Log vervolgens in met de juiste Nmbrs Payroll omgeving en doorloop de consent flow. Om een login te kiezen waarmee de gegevens opgehaald mogen worden, open je de selectie en kies je een login.

Vervolgens kun je de consent flow voltooien en zal Expenses daadwerkelijk geactiveerd zijn🎉️. Je wordt direct doorgestuurd naar Expenses! 

Hangt jouw bedrijf in een Nmbrs Payroll omgeving die jouw accountant beheert en wil je werken met Expenses? Geen probleem. Er zijn een paar zaken waar je op moet letten, dan wel een uitvraag moet doen bij je accountant, hier leggen we het uit. 

Accountant vragen om hulp met de inrichting

Wil je dat jouw accountant je helpt met de inrichting, nodig die dan uit onder kopje Gebruikers en voeg je accountant toe als ‘Beheerder’. Zie hier hoe je Gebruikers toevoegt. 

Zelf inrichten

Wanneer je zelf wilt inrichten kun je de artikelen van de kennisbank gebruiken om Expenses op te zetten. Er zijn twee zaken waarbij het handig is contact te zoeken met jouw accountant. 

1. Looncodes koppelen bij de declaratiecategorieën

Bij het kopje Declaratiebeheer onder het tabblad Declaratiecategorieën kun je jouw gewenste declaratiecategorieën inrichten. Deze categorieën kun je koppelen aan looncodes, zodat deze juist op de strook van jouw medewerkers terechtkomen. De looncodes die je daar kunt kiezen komen uit het loonmodel dat actief staat bij jouw bedrijf in Nmbrs. Vaste looncodes worden niet opgehaald uit Nmbrs Payroll.

Let op: sommige looncodes vallen in de WKR. Om die goed te laten verlopen is het slim je accountant te vragen de looncodes te valideren, of de gekozen declaratiecategorieën met je accountant te delen, zodat zij de nummers van de bijbehorende looncodes aan je door kunnen geven. 

2. Grootboekrekeningnummers koppelen aan declaratiecategorieën

Let op: dit hoeft alleen als je werkt met de Excel export naar een boekhoudpakket. Dit gebruik je niet als de declaraties laat uitbetalen op de loonstrook.

Wanneer je niet weet welke grootboekrekeningnummers er nodig zijn vraag dan je accountant om de nummers te delen voor de gekozen declaratiecategorieën. 

Let op: Werk je in een accountant-omgeving en wil je hulp bij het inrichten? Nodig dan je accountant uit bij 'Gebruikers' en geef diegene Beheerder rechten. Check dit artikel voor meer informatie. 

Als werkgever kan je het gehele declaratie proces beïnvloeden en aanpassen.

Middels de knop linksboven kan je veranderen van niveau en bedrijf. Er zijn twee modus beschikbaar als administrator: Beheerder (organisatie) & Gebruiker (privé).

 

Als administrator zijn er in het linker balkje op organisatie niveau verschillende tabjes die benaderd kunnen worden. 

 

Hieronder in het kort wat elk tabje inhoud:

 

Dashboard

• Het Dashboard is het eerste beeld dat je ziet nadat je bent overgeschakeld naar de Organisatiemodus. Hier vind je het algemene overzicht en balans rapport.

Gebruikers

• Als beheerder kan je hier nieuwe gebruikers toevoegen en gebruikers verwijderen uit de organisatie. Ook alle instellingen die betrekking hebben op een specifieke gebruiker kan je hier terugvinden (denk aan bijvoorbeeld een gebruiker administrator rechten geven of kostenplaats toewijzen). 

Declaratiebundels

• In deze categorie kan je de rapporten die de gebruikers naar de organisatie sturen, beheren en bekijken.

Instellingen

• Mijn organisatie: Hier vind je de bedrijfsgegevens terug, structuur van de organisatie en licentie.
• Kostenbeheer: Integraties, categorieën, kostenplaatsen, afdelingen en report workflows zijn hier terug te vinden. 
• Goedkeuring: Het instellen van wie welk rapport mag goedkeuren en hoe het goedkeuringsproces in elkaar zit kan je hier terugvinden. 
• Herinnering (signalen): Indien het gewenst is kan je bij het tabje herinneringen verschillende signalen instellen om gebruikers of administrators een signaal (mail) te sturen over bijvoorbeeld openstaande formulieren. 

Support

• Hier kan je het supportteam toegang geven tot je organisatie om mee te kijken indien er problemen zijn. Indien je vragen hebt met betrekking tot Expense kan je ze middels een ticket insturen, onze support collega's helpen je graag verder.

Het Dashboard is het eerste overzicht dat je ziet nadat je bent overgeschakeld naar de Organisatiemodus. Hier vind je het algemeen overzicht en balans rapport.

Overzicht

Het algemene overzicht geeft je een goed overzicht van de gegevens in je organisatie. In de rechterbovenhoek kun je wijzigen welk op welk periode de gegevens zijn gebaseerd. 

 

Salderingsdeclaratie bestand genereren

Onder balans salderingsdeclaratie kun je een balansrekening voor het bedrijf genereren. Het is een rapport dat alle gegevens bevat voor de declaratie(s)(bundels) die zijn ingediend sinds het Expenses abonnement is gestart. Het is mogelijk om ervoor te kiezen om een ​​rapport te genereren voor een specifieke periode en ook om de niet-ingediende declaraties toe te voegen. 

Na het maken van een rapport ontvang je een e-mail met informatie dat het rapport beschikbaar is om te downloaden. Ga naar de organisatie en het tabblad Dashboard, vink het vakje links aan om het bestand te downloaden.

Je kunt in Expenses herinneringen (signalen) instellen. Deze worden dan als push bericht (via de app), via de mail en als melding in Expenses verstuurd. Zo'n herinnering kan handig zijn wanneer medewerkers nog declaraties in hun concepten hebben staan, met het verzoek deze in te dienen. Een herinnering kan ook verstuurd worden naar goedkeurders die nog declaraties moeten beoordelen.

Hieronder wordt beschreven hoe je herinneringen kunt aanmaken en versturen.

Ga op organisatieniveau naar instellingen > herinneringen en klik op 'herinnering toevoegen'. 

Vervolgens kun je een titel, bericht en datum instellen. Ook kun je aangeven of je de herinnering standaard wil herhalen, bijvoorbeeld dagelijks of maandelijks. 

Ten slotte kun je kiezen naar wie je de herinnering wil verzenden. Je kunt kiezen voor 'iedereen', 'goedkeurders met openstaande items' of gebruikers met niet-ingediende declaratiebundels'.

Na opslaan ziet de herinnering er als volgt uit. Je kunt deze bewerken of verwijderen middels de knoppen rechts onder.

In Expense zijn gebruikers je medewerkers, managers en werkgevers. 
Let op! : Het is hier belangrijk dat de optie beheerder niet uitgevinkt wordt bij je eigen login en geen nieuwe gebruiker toevoegen met het gebruikte mailadres als beheerder. 

Let op! : Als declaraties doorgestuurd worden naar Nmbrs Payroll is het belangrijk dat de medewerkers automatisch vanuit Nmbrs Payroll gesynchroniseerd worden met Expenses Het handmatig maken van gebruikers in Expenses zal ze niet koppelen met gebruikers in het Nmbrs Payroll product.

 

Werk je in Nmbrs Payroll via een accountant en wil je hen toegang geven? Nodig ze dan uit als gebruiker en geef ze de rechten Beheerder. 

Als beheerder ben jij degene die nieuwe gebruikers kan toevoegen. Dit doe je onder de categorie Gebruikers. 

Hier kun je ook alle gebruikers zien die aan het bedrijf zijn toegewezen. Medewerkers en managers worden automatisch vanuit Nmbrs Payroll opgehaald. Met medewerkers worden alle indienst medewerkers met een medewerkerlogin bedoeld. Indien het gewenst is dat klant logins ook een login krijgen in Expense is dit mogelijk door een nieuwe login handmatig voor ze te maken binnen Expense zelf. Hetzelfde zal gelden voor externe medewerkers.

 

Dit kan gedaan worden door op de knop 'toevoegen' te drukken op het tabje 'gebruikers'. 
Bij het tabje 'beheerder' binnen Excel kan er 'waar' of 'onwaar' ingevuld worden indien de gebruiker wel (waar) of niet (onwaar) rechten zou moeten hebben tot de organisatie instellingen. 

Het is ook mogelijk om in bulk gebruikers toe te voegen. Hier dient dan wel het bestaande template te gebruiken. Deze is terug te vinden op dezelfde plek waar je het bestand kan importeren.

Declareren voor andere:

Indien een manager of werkgever afwezig is het mogelijk om in te stellen dat dit overgenomen kan worden door een ander. Dit kan ingesteld worden onder het goedkeuringsproces. Door op de knop 'tijdelijke gebruiker' toe te voegen. Daarna kan je bepaalde gebruiker(s) selecteren hiervoor. 

 

Een andere gebruiker beheerdersrechten toewijzen:

Als beheerder kan je beheerdersrechten toewijzen aan andere gebruikers. Om dit te doen, klik je op Gebruikers. Klik op de gebruiker aan wie je beheerdersrechten wilt toewijzen, vink het vakje Beheerder aan en sla de instellingen op.

Daarnaast is het hier ook mogelijk om de afdelingen en kostenplaatsen te wijzigen voor een specifieke gebruiker. Deze worden dimensies genoemd in Expenses. Indien het bedrijf veel afdelingen en kostenplaatsen heeft, zal de lijst niet alle opties tonen en moet er binnen het zoekbalkje gezocht worden naar de gewenste afdeling/kostenplaats.

Let op!
Voor gebruikers heb je de optie 'afdelingen'. Deze optie raden we af om te gebruiken, omdat dit met de tijd zal komen te vervallen. In Expenses zal er alleen gebruik gemaakt worden van dimensies wat voor afdelingen, kostenplaatsen en kosten dragers zal staan. 

Integraties 

Dit zijn de export mogelijkheden. Nmbrs Payroll is hier standaard geactiveerd, zodat de gegevens naar Nmbrs Payroll verzonden kunnen worden. 

Je kunt hier ook verschillende typen bestanden te genereren zoals bijvoorbeeld Excel of een betaalbestand (ISO 20022). 

Door op de knop 'integratie toevoegen' zullen de verschillende opties terug te zien zijn en zo toegevoegd kunnen worden. 

Voor nu is het instellen van een integratie met Twinfield of Exact Online nog niet mogelijk. Dit zal met de tijd wel komen.

Salaristypen

In dit overzicht staan de looncodes die overeenkomen met het loonmodel in Nmbrs Payroll.

• Loonmodel koppelen: Zorg dat alle codes die je voor declaraties gebruikt, ook in het gekoppelde loonmodel van het bedrijf staan. Heb je een accountantsomgeving en kun je dit niet zelf? Vraag dan je accountant om deze codes toe te voegen.
• Zoeken in de lijst: Bevat de lijst meer dan 10 salaristypen? Dan toont de dropdown er standaard slechts 10. Typ de gewenste code in om deze direct te vinden.
• Declaraties instellen: Toegevoegde types kun je selecteren als declaratiecategorie. Deze worden daarna direct zichtbaar voor medewerkers, tenzij je instelt dat de code alleen voor beheerders toegankelijk is.

Let op: Alleen looncodes die via de automatische synchronisatie uit Nmbrs Payroll zijn opgehaald, kunnen worden gebruikt om declaraties succesvol door te sturen. Handmatig toegevoegde codes werken niet voor de koppeling.

In de onderstaande schermafbeelding is terug te zien waar je de salaristype (looncodes) kan koppelen aan een type declaratiecategorie:

Voorbeeld: Als een medewerker een declaratie indient voor lunch en lunchvergoeding is gekoppeld aan salaristype 5121, dat uit het loonmodel vanuit Nmbrs Payroll komt. Dan betekent dit dat als de declaratie niet direct uitbetaald wordt, maar op de strook terecht moet komen (en dus via het standaard salaris uitbetaald). Dan zal dit middels looncode 5121 op de loonstrook komen te staan. 

Declaratiecategorieën

In Expenses zijn twee types declaraties; algemene en reiskosten. Deze zijn terug te vinden onder het kopje 'declaratiecategorieën'. 

Door op de regel 'algemene declaraties' (of reiskosten) te drukken moeten alle verschillende declaratie opties toegevoegd worden. Denk aan bijvoorbeeld eten, hotel, taxi etc. 

Let op!
Indien er meer dan 10 salaristypes (looncodes) zijn dan worden in de dropdown alleen 10 getoond en moet je de code intypen om deze terug te zien. 

Let op!

Het splitsen van BTW (door het vinkje onder BTW aftrekbaar aan te zetten) bij de categorieën werkt niet als je uitbetaald via de loonstrook op Nmbrs Payroll. Dit kan enkel als je werkt via de Excel export naar je boekhouding en uitbetaald via het betaalbestand.
Dit om te voorkomen dat alles ook kloppend in het boekhoudpakket terechtkomt.

Het is belangrijk om hier na te gaan of het type salaris en rekening dat gekoppeld is aan het specifieke declaratie wel klopt. Daarnaast kan je hier instellen of het een declaratie is waar BTW van afgetrokken kan/mag worden. Dit doe je door het vinkje aan en uit te zetten. 

Hier is het ook mogelijk om in te stellen dat een bepaalde declaratie alleen gebruikt mag worden door beheerders. 

Het is mogelijk om aan een categorie een budget per medewerker toe te voegen. Je vindt er hier meer over.

Naast algemene declaraties zijn er ook de reiskosten declaraties.

Let op! Het is belangrijk dat er een salaristype (looncode) wordt gebruikt dat in Nmbrs Payroll niet rekent met aantallen maar juist een standaard bedrag.

Expenses maakt al zelf de berekening aantal * bedrag.

Voorbeeld van twee looncodes die hiervoor gebruikt kunnen worden zijn looncode 5130 en 3110. 

Het is met Expenses ook mogelijk om in te voeren het bedrag dat er betaald zal worden per kilometer en welk gedeelte belastingvrij zal zijn. 

 

Invoervelden bewerken

Hier kun je ook bepalen welke declaraties zichtbaar en verplicht/niet verplicht moeten zijn voor de gebruikers bij het aanmaken van een declaratie.

 

In Expenses is het mogelijk om in te stellen dat leidinggevenden en managers hun eigen declaraties niet kunnen goedkeuren. Dit doe je door een aparte dimensie aan te maken voor afdelingsmanagers en een bijpassende goedkeuringsstructuur in te richten. Volg de onderstaande stappen.

Stap 1 — Dimensie aanmaken en configureren

Ga naar Instellingen > Declaratiebeheer en open het tabblad Dimensies. Klik op Dimensie bewerken en sla de configuratie op zoals hieronder weergegeven:

Omschrijving: Afdelingsmanagers

• Type: Lijst
• Niveau: Declaratieniveau
• Standaardwaarde voor: Categorie

💡 Zorg dat de instelling "Begin- en eindtijden gebruiken voor dimensiewaarden" uitgeschakeld blijft, tenzij dit vereist is.

Stap 2 — Waarden toevoegen aan de dimensie

Klik op Waarden bewerken bij de zojuist aangemaakte dimensie. Voeg hier per manager een rij toe met een numerieke waarde en de naam van de betreffende manager als omschrijving. In onderstaand voorbeeld zijn drie managers toegevoegd:

💡 Gebruik opeenvolgende nummers als waarden (1, 2, 3 …) en de achternaam van de manager als omschrijving. Klik op Opslaan wanneer alle managers zijn ingevoerd.

Stap 3 — Dimensie koppelen aan de gebruiker

Ga naar Organisatie > Gebruikers en open de betreffende gebruiker (de manager/leidinggevende). Selecteer bij het veld Dimensie (Afdelingsmanager) de juiste waarde die overeenkomt met die gebruiker zelf. Hierdoor wordt de manager aan zijn eigen dimensiewaarde gekoppeld.

💡 Het gaat hier dus om dezelfde persoon: de manager wordt aan zijn eigen dimensiewaarde gekoppeld, zodat het systeem weet wie de declaraties van deze manager moet doorsturen.

Stap 4 — Goedkeuringsstap toevoegen in het beleid

Ga naar Beleid en goedkeuring en voeg een nieuwe goedkeuringsstap toe. Selecteer de dimensie Afdelingsmanager en wijs per dimensiewaarde (per manager) een alternatieve goedkeurder aan. Deze persoon zal de declaraties van de betreffende manager goedkeuren in plaats van de manager zelf.

💡 In het voorbeeld keurt N ERMOSO de declaraties goed van de managers Gregorius, Hoefnagel en Muller. Zorg dat voor elke manager in de dimensielijst een goedkeurder is ingesteld.

Resultaat

Door bovenstaande stappen te volgen zorg je ervoor dat managers en leidinggevenden hun eigen declaraties niet langer zelf kunnen goedkeuren. De extra goedkeuringsstap op basis van de Afdelingsmanager-dimensie stuurt hun declaraties automatisch door naar de juiste alternatieve goedkeurder.

Onderwerp: Maak kennis met Expenses - Je nieuwe declaratietool

Beste collega,

Vanaf [Datum] stappen we over op Expenses, een nieuwe applicatie voor al je declaraties. Met deze tool wordt het indienen en verwerken van declaraties een stuk eenvoudiger voor ons allemaal.

Wat is Expenses?
Expenses is een gebruiksvriendelijke app waarmee je eenvoudig en snel al je zakelijke onkosten kunt declareren. Met de mobiele app maak je foto's van bonnetjes en dien je declaraties in – waar en wanneer het jou uitkomt.

Wat moet je doen?

1. Download de app op je smartphone:
   • Download voor iOS
   • Download voor Android
2. Log in met je Nmbrs-gegevens
   Gebruik dezelfde inloggegevens als voor je Nmbrs Payroll ESS-toegang. Heb je nog geen inloggegevens? Neem dan contact op met [HR-contactpersoon].
3. Bekijk de handleiding
   In onze Kennisbank vind je handige instructies, veelgestelde vragen en how-to video's om snel aan de slag te gaan.

Vragen?
Heb je vragen over Expenses of hulp nodig bij het instellen? Neem dan contact op met [naam contactpersoon].

We zijn ervan overtuigd dat Expenses je veel tijd gaat besparen en het declaratieproces een stuk aangenamer maakt!

Met vriendelijke groet,

[Naam]
[Functie]

Gebruik deze checklist om ervoor te zorgen dat je volledig voorbereid bent voordat je Expenses lanceert binnen je organisatie. Een goede voorbereiding zorgt voor een soepele implementatie en een positieve ervaring voor je medewerkers.

Instellingen en configuratie

 Kostenplaatsen correct ingesteld
Controleer of alle kostenplaatsen correct zijn ingevoerd en overeenkomen met je financiële administratie.

 Goedkeuringsflows getest
Test alle goedkeuringsflows met verschillende scenario's om er zeker van te zijn dat declaraties bij de juiste personen terechtkomen.

 Managers hebben toegang en juiste rechten

Verifieer dat alle managers toegang hebben tot de applicatie en over de juiste rechten beschikken om declaraties te kunnen beoordelen en te verwerken.

 Testdeclaraties succesvol ingediend en verwerkt

Voer een aantal testdeclaraties in van verschillende types (onkosten, kilometers, etc.) en controleer of deze correct worden verwerkt.

Communicatie en ondersteuning

 Communicatie naar medewerkers voorbereid
Bereid duidelijke instructies voor over hoe medewerkers Nmbrs Expense kunnen gebruiken en wanneer het systeem live gaat.

 App gedownload

Zorg ervoor dat alle medewerkers de Expenses app hebben gedownload. Zo kunnen zij gemakkelijk declaraties indienen.
- Apple App Store 
- Google Play Store

Extra aanbevelingen

 Onboarding plan opgesteld
Ontwikkel een plan om medewerkers stap voor stap bekend te maken met het nieuwe systeem.

 Veelgestelde vragen document gemaakt
Stel een document samen met veelgestelde vragen en antwoorden voor gebruikers.

 Export naar boekhoudsoftware gecontroleerd
Controleer of de export met je boekhoudsoftware goed staat.

Minder handwerk in je boekhouding met de nieuwe koppeling met Exact Online

Er is een nieuwe koppeling met Exact Online. Deze koppeling automatiseert de verwerking van declaraties.

De koppeling zorgt voor een directe verbinding tussen jouw omgeving en Exact Online. Geen handmatige invoer meer, maar een boekhoudproces dat vanzelf klopt: automatisch, foutloos en veilig.

Welk probleem lost deze koppeling op?

Declaraties, bonnetjes en kilometerregistraties met de hand overzetten van het ene systeem naar het andere kost niet alleen tijd, het is ook foutgevoelig. Een verkeerd geplaatste komma, de verkeerde btw-code, of een declaratie die op de verkeerde kostenplaats belandt: het gebeurt sneller dan je denkt.

De koppeling met Exact Online neemt dit hele proces uit handen. De juiste gegevens komen automatisch op de juiste plek terecht, zonder dat jij daar nog naar hoeft om te kijken.

Belangrijkste voordelen

• Geen handmatige invoer meer: goedgekeurde declaraties worden automatisch als correct gestructureerde journaalposten in Exact Online geboekt.
• Geen fouten meer: automatisering sluit typefouten, verkeerde rekeningnummers en verkeerd geplaatste komma's uit.
• Overzichtelijke financiële administratie: elke declaratie wordt precies gekoppeld aan de juiste grootboekrekening, btw-code, kostenplaats, kostendrager en leverancier.

Hoe werkt de gegevensstroom?

1. Inkomend 

Om je declaraties kloppend te houden, halen we automatisch de volgende gegevens op uit je Exact Online-omgeving:

• Grootboekschema: inclusief winst-en-verliesrekeningen, balansrekeningen en crediteurenrekeningen.
• Dagboekcodes: beschikbare dagboeken voor een correcte en gestructureerde boeking.
• Btw-codes: inclusief btw-percentages en omschrijvingen.
• Leveranciers: leveranciersgegevens, zodat declaraties automatisch aan de juiste leverancier gekoppeld worden.

2. Uitgaand

Zodra een declaratie is goedgekeurd, maakt het systeem automatisch een journaalpost aan die voldoet aan de eisen van Exact Online, inclusief alle rekeningen en dimensies hierboven.

De koppeling zet je in een paar stappen op, direct vanuit de interface:

1. Ga naar Integraties. Log in als beheerder en open het onderdeel Integraties. Kies daar voor Exact Online.
2. Autoriseer de koppeling. Log in met je Exact Online-gegevens om de koppeling te bevestigen en de benodigde rechten toe te kennen. (Zet de scope Boekhouding (accounting) altijd op Beheren. Dit is de rechten-instelling die de koppeling toestemming geeft om journaalposten daadwerkelijk in Exact Online weg te schrijven. Zonder deze instelling kan de koppeling declaraties wel inzien, maar niet automatisch verwerken.)
3. Eerste synchronisatie. Na het autoriseren start automatisch een eerste synchronisatie. Grootboekrekeningen, dagboekcodes, btw-codes en leveranciers worden meteen opgehaald uit Exact Online.

Er is een nieuwe koppeling met Twinfield. De koppeling zorgt voor een directe verbinding tussen jouw omgeving en Twinfield. Geen handmatige invoer meer, maar een boekhoudproces dat vanzelf klopt.

Declaraties met de hand overzetten kost tijd en is foutgevoelig. Deze koppeling neemt dat hele proces uit handen, zodat je financiële gegevens altijd correct en soepel tussen de systemen bewegen.

Belangrijkste voordelen

• Minder handmatig werk: declaraties worden automatisch als journaalposten in Twinfield geboekt.
• Geen fouten meer: automatisering sluit typefouten, verkeerde rekeningnummers en verkeerd geplaatste komma's uit.
• Overzichtelijke financiële administratie: elke declaratie wordt precies gekoppeld aan de juiste kostenplaats, project, leverancier en btw-code.

Hoe werkt de gegevensstroom?

De koppeling houdt jouw omgeving en Twinfield in twee richtingen automatisch op elkaar afgestemd.

1. Inkomend

Om je declaraties kloppend te houden, halen we automatisch de volgende gegevens op uit je Twinfield-omgeving:

• Grootboekschema: inclusief winst-en-verliesrekeningen, balansrekeningen en crediteurenrekeningen.
• Dagboekcodes: beschikbare dagboeken voor een correcte boeking.
• Kostenplaatsen: rechtstreeks gekoppeld aan Twinfield-dimensietype KPL.
• Projecten: rechtstreeks gekoppeld aan Twinfield-dimensietype PRJ.
• Leveranciers: leveranciers- en crediteurengegevens, zodat declaraties automatisch aan de juiste leverancier gekoppeld worden.

2. Uitgaand 

Zodra een declaratie is goedgekeurd, maakt het systeem automatisch een journaalpost aan die voldoet aan de eisen van Twinfield, inclusief alle rekeningen en dimensies hierboven.

De koppeling zet je in een paar stappen op:

1. Ga naar Integraties. Log in als beheerder en open het onderdeel Integraties. Kies daar voor Twinfield.
2. Autoriseer de koppeling. Log in met je Twinfield-gegevens om de koppeling te bevestigen.
3. Eerste synchronisatie. Na het autoriseren start automatisch een eerste synchronisatie. Grootboekrekeningen, dagboekcodes, kostenplaatsen, projecten en leveranciers worden meteen opgehaald uit Twinfield.

Waarom werken met projecten?

Projecten helpen je om kosten overzichtelijk toe te wijzen aan specifieke activiteiten, klanten of interne initiatieven. Met de projectfunctionaliteit in Expenses kun je:

• Kosten eenvoudig koppelen aan een bepaald project voor een correcte doorbelasting
• Direct inzicht krijgen in de totale uitgaven per project
• Rapportages genereren die je kunt gebruiken voor facturatie of budgetbewaking

Deze manier van werken is vooral nuttig voor organisaties die projectmatig werken, zoals adviesbureaus, dienstverleners en bedrijven met projectgebonden budgetten. Door declaraties direct aan een project te verbinden, wordt de financiële administratie overzichtelijker en verklein je de kans op fouten.

Hoe maak je een project aan?

1. Ga naar Instellingen > Declaratiebeheer > Dimensies
2. Klik op Projecten
3. Kies Project toevoegen
4. Vul de projectnaam in en eventueel een projectcode
5. Sla het project op

Om woon-werkverkeer te kunnen gebruiken, activeer je de instelling voor woon-werkverkeer via het tandwiel bij de categorie Reiskosten. Met deze instelling kun je binnen Expenses aangeven dat een declaratiecategorie (zoals eigen auto, motorfiets, brommer/scooter, fiets of te voet) ook gebruikt kan worden voor woon-werkverkeer. Hiermee kunnen medewerkers het aantal dagen en de maand van hun woon-werkreizen registreren, zodat de vergoeding correct wordt verwerkt in de administratie.

Waar vind je de instelling

1. Ga in het linker menu naar Declaratiebeheer.

2. Open het tabblad Declaratiecategorieën.

3. Selecteer Reiskosten en maak een categorie aan, bijvoorbeeld Eigen auto.

4. Klik op het tandwiel-icoon ⚙️ naast het veld Type vergoeding.
   → Het venster Geavanceerde instellingen wordt geopend.

Wanneer deze optie is ingeschakeld, kunnen medewerkers bij het indienen van een reiskostendeclaratie aangeven:

• Voor welke maand de woon-werkritten gelden

• Het aantal dagen waarop zij hebben gereisd

Voer het jaar, de maand en het aantal dagen in.

En de route die je hebt gereisd voor woon-werkverkeer.

Opslaan en indienen
Zodra je alle gegevens hebt ingevoerd, wordt het totaal van het rapport berekend en kun je het rapport indienen.

Het is middels expense ook mogelijk om externe medewerkers declaraties te laten indienen. Deze zullen uiteindelijk niet naar Nmbrs Payroll verstuurd kunnen worden, omdat de medewerkers ook niet als loondienst medewerker in Nmbrs Payrollbestaan. 

Het is belangrijk dat de externe over een login binnen Nmbrs Payroll beschikt. Dit zorgt voor een account in Visma Connect, zodat de gebruiker uiteindelijk kan inloggen in Expenses.

Om het account vervolgens toe te voegen aan Expenses dien je te navigeren naar het tabje gebruikers aan de linkerkant ⇾ knop toevoegen ⇾ benodigde informatie invullen. Gebruik hiervoor het e-mail adres dat ook wordt aangehouden voor de login in Nmbrs.

 

Het is mogelijk om per type declaratiecategorie een maximum in te stellen. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je voor een zakelijke lunch een maximum bedrag hebt afgesproken. Medewerkers kunnen dan niet hoger dan dit maximum declareren.

Hieronder leggen we uit hoe je dit instelt.

Ga op organisatie niveau naar instellingen > declaratiebeheer > declaratiecategorieën en klik op 'invoervelden bewerken'.

Kies onder 'bonnetje' bij 'bedrag' voor uitzondering toevoegen.

Vervolgens kun je kiezen voor welke categorie je deze uitzondering wil toevoegen. Om bij het voorbeeld van de lunch te blijven, kiezen wij hier voor 'meal with customer'.

Zodra je hierop klikt, sluit de pop-up en zie je de uitzondering staan onder 'bedrag incl. BTW'. Wanneer je op de uitzondering klikt, kun je deze specificeren.

Hier kies je voor 'bedragvalidatie'. Vervolgens kun je kiezen of gebruikers enkel een waarschuwing dienen te krijgen, of dat de declaratie helemaal niet verstuurd kan worden wanneer ze afwijken van het juiste bedrag.

Daarna kun je een minimum en/of maximum bedrag invullen en een bericht toevoegen voor de gebruiker die de ongeldige declaratie wil insturen.

Het is mogelijk om per type declaratiecategorie een budget in te stellen dat per medewerker geld. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer er is afgesproken dat de medewerkers een maximumbedrag krijgen die ze binnen een bepaalde tijd mogen declareren. Medewerkers kunnen dan niet meer dan hun totale budget declareren.

Hieronder leggen we uit hoe je dit instelt.

Ga op organisatie niveau naar instellingen > declaratiebeheer > declaratiecategorieën en klik op 'algemene declaraties'.

Druk op het tandwiel-icoontje en vink 'jaarbudget' aan.

 

Vervolgens zal het mogelijk zijn om het budget bedrag in te voeren en per welke maand deze in zal gaan. 

Een tijdelijke goedkeurder kan handig zijn wanneer de vaste goedkeurder bijvoorbeeld op vakantie is of om andere redenen afwezig is. Je kunt als administrator deze tijdelijke goedkeurder instellen, maar je kunt dit de vaste goedkeurders ook zelf laten doen. 

Hieronder beschrijven we hoe je dit instelt.

Ga op organisatieniveau naar instellingen > goedkeuring > tijdelijke goedkeurders (onderaan de pagina).

Klik op de knop 'tijdelijke goedkeurder toevoegen' om hier een tijdelijke goedkeurder toe te voegen.

 

In het keuzemenu kan er geselecteerd worden of goedkeurders zelf tijdelijke goedkeurders kunnen aanwijzen. Opties: 'niet toestaan', 'uit alle werknemers' of 'alleen uit andere goedkeurders met ten minste dezelfde goedkeuringslimiet'.

Het is belangrijk om na de formulieren opnieuw te sturen ter goedkeuring zodat de tijdelijke goedkeurder deze ontvangt. Dit zal ook gedaan moeten worden als er iets gewijzigd wordt binnen het goedkeuringsproces. 

Rekeningenstelsel

Eenmaal als Excel als integratie is toegevoegd dan zal het mogelijk zijn om grootboeknummers te maken. 

Binnen het rekeningenstelsel zijn de grootboekrekening nummers terug te vinden. Hier zou het handig zijn om alle nummers toe te voegen die ook bekend zijn binnen het boekhoudpakket (indien gebruikt). 

Na het maken van rekeningnummers zal het mogelijk zijn om declaraties (looncodes) te koppelen aan hun betreffende grootboeknummers (rekeningen).

Het is mogelijk om een medewerker of administrator toestemming te geven om declaraties in te dienen namens een andere gebruiker. Dit is handig wanneer bijvoorbeeld een manager of administratief medewerker de declaraties van een collega verwerkt.

Instelling activeren

Ga naar Instellingen > Gebruikers.

Klik op de gebruiker die toestemming moet krijgen om namens een andere medewerker declaraties in te dienen.

Vink de optie Sta gebruiker toe om declaraties in te dienen voor anderen aan.
Selecteer vervolgens in het veld daaronder de naam van de medewerker namens wie deze gebruiker mag handelen.

Klik op Opslaan.

Gebruiker Nico Ermoso heeft in dit voorbeeld toestemming gekregen om te handelen namens Reuel Gregorius. Nico kan na het inloggen wisselen naar de omgeving van Reuel en declaraties voor hem indienen.

Let op!
Na het opslaan van de instelling moet de gebruiker uitloggen en opnieuw inloggen voordat de mogelijkheid om te wisselen zichtbaar is.
 

Expenses haalt de dagelijkse wisselkoersen op via [openexchangerates.org](https://openexchangerates.org/). De koers die wordt gebruikt is de koers van de dag waarop de aankoop is gedaan.

Wil je als beheerder de wisselkoers standaard een bepaald percentage hoger of lager instellen? Dan kun je dit configureren via de instelling Wisselkoersaanpassingen (%).
 

Instelling configureren

Ga naar Instellingen > Declaratiebeheer > Bundelwerkstroom > Geavanceerde instellingen > Wisselkoersaanpassing (%).

Voer hier een positief of negatief percentage in:
- Een positief getal (bijv. +5) verhoogt de wisselkoers met dat percentage.
- Een negatief getal (bijv. -5) verlaagt de wisselkoers met dat percentage.

Klik op Opslaan om de instelling te bevestigen.
Stel je in dat de wisselkoersaanpassing -5 is. Dient een medewerker een declaratie in een andere valuta in (bijv. USD), dan wordt de gehanteerde wisselkoers automatisch met 5% verlaagd ten opzichte van de dagkoers.

Deze aanpassing geldt voor alle declaraties waarbij de valuta afwijkt van de boekhoudvaluta van de organisatie.
 

Met de instelling Klaar voor versturen krijg je als beheerder de mogelijkheid om alle declaratiebundels te controleren voordat ze worden verwerkt en de bestanden worden gegenereerd. Vanuit dit tabblad kun je ook wijzigingen aanbrengen in een bundel, deze terugsturen naar de medewerker, of opnieuw ter goedkeuring aanbieden.

Instelling activeren per integratie
De instelling Klaar voor versturen wordt per integratie ingeschakeld. Dit betekent dat je voor elke integratie afzonderlijk kunt bepalen of bundels eerst worden tegengehouden voor controle.

Ga naar **Organisatie > Instellingen > Declaratiebeheer > Integraties**.

Klik op de integratie waarvoor je het tabblad **Klaar voor versturen** wilt activeren, bijvoorbeeld **Nmbrs #1**, **Paymentfile ISO 20022 #2**, **Bedrijfskaart declaraties #3** of **Boekhouding #4**.

Zet een vinkje bij de optie **Beeindig de declaratie/bundel in Klaar voor versturen** en klik op **Opslaan**. Herhaal deze stap voor elke integratie waarbij je de controle vóór verzending wilt inschakelen.

Zodra de instelling is geactiveerd, verschijnt het tabblad **Klaar voor versturen** onder Declaratiebundels. Alle ingediende en goedgekeurde declaratiebundels worden hier verzameld voordat ze worden verwerkt via de gekoppelde integraties.

Introductie: Basis uitleg eerste keer in Expenses

Instellen: Algemene declaratiecategorieën 

Instellen: Reiskosten declaraties

Instellen: Goedkeuringsketen + uitleg over max bedrag per goedkeurder

Instellen: Tijdelijke goedkeurder

Instellen: Maximaal bedrag instellen per declaratiecategorie

Uitleg: Werken met herinneringen

Als manager goedkeuren in de mobiele Expenses app

Op deze pagina vind je verschillende videos die uitleg geven over geavanceerde instellingen in het gebruik van Expenses. 

Hier lees je hoe je de volgende zaken kunt instellen: 

• Werken met het betaalbestand
• De Excel export opzetten
• Instellingen opzetten voor het werken met het doorsturen van bonnen voor je bedrijfskaartbetalingen in combinatie met de Excel export

Werken met het betaalbestand

Excel export opzetten

Instellen van het werken met een bedrijfskaart in combinatie met excel export

Waarom bedrijfskaarten integreren?

Het koppelen van bedrijfskaarten aan Expenses levert aanzienlijke voordelen op voor zowel medewerkers als de financiële administratie:

• Efficiëntie en tijdsbesparing: Medewerkers hoeven alleen nog maar bonnetjes te scannen en te koppelen aan bestaande transacties
• Verbeterde naleving: Alle bedrijfsuitgaven worden automatisch vastgelegd, wat zorgt voor betere naleving van beleid en minder "vergeten" declaraties
• Realtime inzicht: Financiële teams hebben direct zicht op uitgaven zodra deze plaatsvinden, zonder te wachten op ingediende declaraties

Deze functionaliteit is ideaal voor bedrijven met veel zakelijke uitgaven of reizende medewerkers, omdat het de administratieve last drastisch vermindert en zorgt voor een actueel inzicht in uitgaven.

Bedrijfskaart instellen

1. Ga naar "Instellingen" > "Declaratiebeheer" > "Integraties"
2. Klik op "Integraties"
3. Navigeer naar "Betalingsmethoden"
4. Selecteer het rekeningnummer dat je eerder hebt toegevoegd en geef deze een naam
5. Sla de configuratie op

Waarom budgetten gebruiken?

Met budgetten in Expenses houd je grip op je uitgaven. Geen verrassingen meer aan het eind van de maand, maar helder inzicht en controle:

• Hou uitgaven in de hand: Stel limieten in en krijg een seintje als een budget bijna op is
• Geef teams eigen verantwoordelijkheid: Laat teamleiders zelf hun budgetten beheren en monitoren
• Flexibel per periode: Of je nu per maand, kwartaal of project wilt budgetteren - jij bepaalt
• Leer van het verleden: Zie uitgavenpatronen en maak betere voorspellingen voor de toekomst
• Alles volgens de regels: Zorg dat iedereen zich aan het uitgavenbeleid houdt, zonder politieagent te spelen

Deze functie is essentieel voor organisaties die kostenefficiënt willen werken en hun uitgaven nauwlettend willen monitoren. Door budgetten vooraf in te stellen en te bewaken, creëer je financiële discipline en voorkom je onverwachte uitgavenpieken.

Budget per categorie instellen

1. Ga naar "Instellingen" > "Declaratiebeheer" > "Declaratiecategorieën"
2. Selecteer de categorie waarvoor je een budget wilt instellen
3. Scroll naar beneden naar de sectie "Budget"
4. Vink "Budget gebruiken voor deze categorie" aan
5. Voer het maximumbedrag in en selecteer de periode (maand/kwartaal/jaar)
6. Sla de wijzigingen op

Tip: Budgetrapportage

Gebruik deze rapportagetips voor beter budgetbeheer:

1. Ga naar "Dashboard" om een overzicht te zien van actuele budgetgebruik
2. Gebruik de filteropties om specifieke periodes of afdelingen te bekijken
3. Exporteer budgetrapportages naar Excel voor gedetailleerde analyse
4. Plan maandelijkse checks om budgettrends te identificeren

Kan ik de webinar over Nmbrs Expense terugkijken?

Dit kan zeker! Je kunt de webinar terugkijken via deze link: De gloednieuwe declaratieapp van Nmbrs

Is het mogelijk om Nmbrs Expense te gebruiken met buitenlandse valuta?

Dit is zeker mogelijk! Bij het aanmaken van de declaratie kun je kiezen met welke valuta de aankoop is gedaan. Nmbrs Expense bepaalt dan automatisch de wisselkoers middels https://openexchangerates.org/. Hiervoor wordt de wisselkoers op de dag van aankoop gehanteerd. 

Deze wisselkoers is ook handmatig aan te passen. Zodra de declaratie is ingediend, kan de gebruiker dit niet meer aanpassen. 

De administrator heeft vanaf dat moment nog wel de mogelijkheid om de wisselkoers te wijzigen. 

Hoe wordt omgegaan met aankopen uit een periode in het verleden?

Declaraties worden verwerkt in de periode waarin ze ingediend worden. Wanneer een aankoop bijvoorbeeld is gedaan in juni, maar is ingediend in september, wordt de declaratie verwerkt in september. 

Mobiele app & gebruik

Waar kan ik de mobiele app downloaden?
De app Nmbrs Expense is beschikbaar in:

• App Store (iOS)

• Google Play Store (Android)

Hoe log ik in met mijn Nmbrs-gegevens?
Gebruik dezelfde inloggegevens als je Nmbrs-account (of Single Sign-On als dit is geactiveerd).

Hoe voeg ik bonnetjes toe via de camera?
Open de app → Nieuwe declaratie → Bon uploaden → Foto maken.
De app herkent automatisch de datum, leverancier en het bedrag. Je kunt deze gegevens nog aanpassen voordat je indient.

Gegevens & beveiliging

Waar worden mijn gegevens opgeslagen?
Alle data worden binnen de EU opgeslagen en verwerkt volgens de AVG-richtlijnen. De infrastructuur is beveiligd met versleuteling, toegangscontrole en back-ups.

Welke rechten heeft Nmbrs op mijn data?
Nmbrs heeft  enkel operationele toegang voor onderhoud en support. Je organisatie blijft altijd de eigenaar van de gegevens.

Wat gebeurt er met mijn data als mijn Nmbrs Expense-licentie eindigt?
Je krijgt een overgangsperiode waarin je data kunt exporteren. Daarna worden deze gearchiveerd of verwijderd conform het gegevens bewaarbeleid.

Hoe kan ik opzeggen?

De opzegging doe je op de plek waar je de plus feature hebt aangeschaft, namelijk de Marketplace. Wanneer je hier naar toe gaat, zal rechtsboven de knop staan Beëindig je abonnement. Het abonnement kan op ieder moment opgezegd worden, hiervoor geldt een opzegtermijn van één maand.