Het is mogelijk om per type declaratiecategorie een maximum in te stellen. Dit is bijvoorbeeld handig wanneer je voor een zakelijke lunch een maximum bedrag hebt afgesproken. Medewerkers kunnen dan niet hoger dan dit maximum declareren.
Hieronder leggen we uit hoe je dit instelt.
Ga op organisatie niveau naar instellingen > declaratiebeheer > declaratiecategorieën en klik op 'invoervelden bewerken'.
Kies onder 'bonnetje' bij 'bedrag' voor uitzondering toevoegen.
Vervolgens kun je kiezen voor welke categorie je deze uitzondering wil toevoegen. Om bij het voorbeeld van de lunch te blijven, kiezen wij hier voor 'meal with customer'.
Zodra je hierop klikt, sluit de pop-up en zie je de uitzondering staan onder 'bedrag incl. BTW'. Wanneer je op de uitzondering klikt, kun je deze specificeren.
Hier kies je voor 'bedragvalidatie'. Vervolgens kun je kiezen of gebruikers enkel een waarschuwing dienen te krijgen, of dat de declaratie helemaal niet verstuurd kan worden wanneer ze afwijken van het juiste bedrag.
Daarna kun je een minimum en/of maximum bedrag invullen en een bericht toevoegen voor de gebruiker die de ongeldige declaratie wil insturen.