Met Expenses koppel je eenvoudig een Mastercard of Visa bedrijfskaart aan de app. Zodra een kaart is gekoppeld, verschijnt elke transactie automatisch in het overzicht — inclusief datum, bedrag en BTW. De medewerker hoeft alleen nog een foto van de bon toe te voegen. Zo houd je als beheerder altijd een actueel beeld van de uitgaven, zonder te wachten op ingediende declaraties.
Ondersteunde kaarten
Zowel Mastercard als Visa worden ondersteund. Hieronder zie je welke kaarttypen gekoppeld kunnen worden:
| Kaarttype | Mastercard | Visa |
| Zakelijke creditcard | ✅ | ✅ |
| Zakelijke debetkaart | ✅ | ✅ |
| Persoonlijke creditcard | ✅ | ✅ |
| Persoonlijke debetkaart | ❌ | ✅ |
Hoe werkt het?
Voor de beheerder
Zet de koppeling(en) aan in de market place. Zie foto.
Activeer de kaart naar keuze
Je kaart(en) zijn geactiveerd
Voor de medewerker
De medewerker koppelt de kaart eenmalig in de Expense app via een korte verificatiestap (3DS). Dit is een beveiligd proces dat binnen enkele seconden is afgerond. Na het koppelen hoeft de medewerker niets meer in te stellen.
Betaalt de medewerker vervolgens met de gekoppelde kaart? Dan ontvangt hij of zij direct een pushmelding. De transactie staat automatisch klaar als declaratie in de app, met datum, bedrag en BTW al ingevuld. Het enige dat de medewerker nog hoeft te doen, is een foto van de bon toevoegen.
Zakelijke kaarten en salarisverwerking
Bij een zakelijke creditcard worden transacties direct aan het bedrijf toegeschreven. De uitgaven worden niet uitbetaald aan de medewerker en er is geen koppeling met de salarisstrook.
Wanneer je gebruik maakt van een betaalbestand in combinatie met een Excel-integratie voor de boekhouding, is het mogelijk om een aanvullende Excel-integratie toe te voegen specifiek voor bedrijfskaartdeclaraties. Deze integratie genereert een aparte Excel-export uitsluitend voor declaraties die zijn gedaan met een bedrijfskaart, zodat deze gescheiden blijven van overige declaraties en eenvoudig verwerkt kunnen worden in de boekhouding.
Dit stel je in via Instellingen > Declaratiebeheer > Integraties. Voeg hier de extra excell integratie toe en selecteer onderaan bij "Selecteer de op te nemen declaratietypen" uitsluitend Bedrijfskaartdeclaratie voor deze integratie. Op die manier worden bedrijfskaartdeclaraties alleen via deze aparte Excel-export verwerkt, en niet meegenomen in het betaalbestand of de boekhouding-export.
Rechten en rollen
Het inzien en beheren van kaarttransacties vereist toegang tot de Expenses-beheeromgeving. Medewerkers van de financiële administratie die declaraties moeten goedkeuren of rapportages willen inzien, hebben de rol van Expense-beheerder nodig. Gewone medewerkers zien alleen hun eigen transacties en declaraties.
Kosten
Het koppelen van een Mastercard of Visa is inbegrepen in alle Expenses abonnementen. Er zijn geen extra kosten aan verbonden.