In dit artikel zullen alle instellingen uitgelegd worden die van belang zijn om van start te gaan met Expenses. Om meer specifieke acties in te stellen kan dit artikel geraadpleegd worden.
De volgende onderwerpen zullen worden besproken:
Mijn organisatie
Bedrijfsgegevens
De bedrijfsgegevens zijn hier terug te vinden. Deze worden automatisch opgehaald uit Nmbrs Payroll na het kopen van Expenses vanuit de marketplace.
Hier is het ook mogelijk om de taal van omgeving te wijzigen.
Declaratie beheer
Integraties
Dit zijn de export mogelijkheden. Nmbrs Payroll is hier standaard geactiveerd, zodat de gegevens naar Nmbrs Payroll verzonden kunnen worden.
Je kunt hier ook verschillende typen bestanden te genereren zoals bijvoorbeeld Excel of een betaalbestand (ISO 20022).
Door op de knop 'integratie toevoegen' zullen de verschillende opties terug te zien zijn en zo toegevoegd kunnen worden.
Voor nu is het instellen van een integratie met Twinfield of Exact Online nog niet mogelijk. Dit zal met de tijd wel komen.
Salaristypen
In dit overzicht staan de looncodes die overeenkomen met het loonmodel in Nmbrs Payroll.
- Loonmodel koppelen: Zorg dat alle codes die je voor declaraties gebruikt, ook in het gekoppelde loonmodel van het bedrijf staan. Heb je een accountantsomgeving en kun je dit niet zelf? Vraag dan je accountant om deze codes toe te voegen.
- Zoeken in de lijst: Bevat de lijst meer dan 10 salaristypen? Dan toont de dropdown er standaard slechts 10. Typ de gewenste code in om deze direct te vinden.
- Declaraties instellen: Toegevoegde types kun je selecteren als declaratiecategorie. Deze worden daarna direct zichtbaar voor medewerkers, tenzij je instelt dat de code alleen voor beheerders toegankelijk is.
Let op: Alleen looncodes die via de automatische synchronisatie uit Nmbrs Payroll zijn opgehaald, kunnen worden gebruikt om declaraties succesvol door te sturen. Handmatig toegevoegde codes werken niet voor de koppeling.
In de onderstaande schermafbeelding is terug te zien waar je de salaristype (looncodes) kan koppelen aan een type declaratiecategorie:
Voorbeeld: Als een medewerker een declaratie indient voor lunch en lunchvergoeding is gekoppeld aan salaristype 5121, dat uit het loonmodel vanuit Nmbrs Payroll komt. Dan betekent dit dat als de declaratie niet direct uitbetaald wordt, maar op de strook terecht moet komen (en dus via het standaard salaris uitbetaald). Dan zal dit middels looncode 5121 op de loonstrook komen te staan.
Declaratiecategorieën
In Expenses zijn twee types declaraties; algemene en reiskosten. Deze zijn terug te vinden onder het kopje 'declaratiecategorieën'.
Door op de regel 'algemene declaraties' (of reiskosten) te drukken moeten alle verschillende declaratie opties toegevoegd worden. Denk aan bijvoorbeeld eten, hotel, taxi etc.
Let op!
Indien er meer dan 10 salaristypes (looncodes) zijn dan worden in de dropdown alleen 10 getoond en moet je de code intypen om deze terug te zien.
Let op!
Het splitsen van BTW (door het vinkje onder BTW aftrekbaar aan te zetten) bij de categorieën werkt niet als je uitbetaald via de loonstrook op Nmbrs Payroll. Dit kan enkel als je werkt via de Excel export naar je boekhouding en uitbetaald via het betaalbestand.
Dit om te voorkomen dat alles ook kloppend in het boekhoudpakket terechtkomt.
Het is belangrijk om hier na te gaan of het type salaris en rekening dat gekoppeld is aan het specifieke declaratie wel klopt. Daarnaast kan je hier instellen of het een declaratie is waar BTW van afgetrokken kan/mag worden. Dit doe je door het vinkje aan en uit te zetten.
Hier is het ook mogelijk om in te stellen dat een bepaalde declaratie alleen gebruikt mag worden door beheerders.
Het is mogelijk om aan een categorie een budget per medewerker toe te voegen. Je vindt er hier meer over.
Naast algemene declaraties zijn er ook de reiskosten declaraties.
Let op! Het is belangrijk dat er een salaristype (looncode) wordt gebruikt dat in Nmbrs Payroll niet rekent met aantallen maar juist een standaard bedrag.
Expenses maakt al zelf de berekening aantal * bedrag.
Voorbeeld van twee looncodes die hiervoor gebruikt kunnen worden zijn looncode 5130 en 3110.
Het is met Expenses ook mogelijk om in te voeren het bedrag dat er betaald zal worden per kilometer en welk gedeelte belastingvrij zal zijn.
Invoervelden bewerken
Hier kun je ook bepalen welke declaraties zichtbaar en verplicht/niet verplicht moeten zijn voor de gebruikers bij het aanmaken van een declaratie.
Het is mogelijk om per declaratiecategorie een minimum of maximum in te stellen. Je vindt er hier meer over.
Goedkeuringsproces
Het is van belang dat er een goedkeuringsstructuur wordt opgezet zodat declaraties door een ingestelde flow kunnen lopen. Door op de knop 'goedkeuringsstap toevoegen' te drukken en 'op dimensie' zal er een nieuwe (lege) flow beschikbaar komen. Deze kan aangepast worden naar wens. Indien er geen goedkeuringsproces aanwezig is is het verplicht om een standaardgoedkeurder in te stellen. Zonder een standaard goedkeurder zal het niet mogelijk zijn om declaraties in te dienen. Alle declaraties die niet naar een specifieke goedkeurder zijn toegewezen zullen bij de standaard goedkeurder terechtkomen.
Alle aanwezige gebruikers binnen het bedrijf (in Expenses) kunnen als goedkeurder ingesteld worden.
Bij het toevoegen van goedkeurders kan een maximumbedrag ingevuld worden wat de goedkeurders mogen goedkeuren. Indien een medewerker een declaratie indient van, dus bijvoorbeeld meer dan 500 euro, dan zullen de eerste goedkeurders overgeslagen worden.
Indien je meer dan 1 goedkeurder instelt dan betekent dit dat het declaratieformulier door al de 2 of 3 goedkeurders heen moet gaan voordat deze verstuurd kan worden.
Het is ook mogelijk om een tijdelijke goedkeurder in te stellen, wanneer de vaste goedkeurder afwezig is. Je vindt er hier meer over.
Indien er iets gewijzigd wordt binnen het declaratieproces dan is het van belang dat de openstaande declaraties opnieuw worden verstuurd ter goedkeuring.
Voor meer informatie over hoe een declaratie goedgekeurd moet worden kan het volgende artikel gebruikt worden: Declaraties goedkeuren in de webversie of in de app.
Dimensies
Dimensies zijn alle afdelingen, kostenplaatsen en kostendragers die in Nmbrs Payroll staan ingesteld. Indien je hier meer wilt toevoegen is dat mogelijk. Let wel op dat alles wat je hier toevoegt niet in Nmbrs Payroll zal komen te staan.
Door op een van de opties te drukken zal het mogelijk worden om een nieuwe toe te voegen.
Aanvullende instellingen
Voor meer specifiekere instellingen zoals het journaliseren van kosten of tijdelijke goedkeurders of een maximum vergoeding per categorie instellen lees dan de volgende artikelen hier.