Hangt jouw bedrijf in een Nmbrs Payroll omgeving die jouw accountant beheert en wil je werken met Expenses? Geen probleem. Er zijn een paar zaken waar je op moet letten, dan wel een uitvraag moet doen bij je accountant, hier leggen we het uit.
Accountant vragen om hulp met de inrichting
Wil je dat jouw accountant je helpt met de inrichting, nodig die dan uit onder kopje Gebruikers en voeg je accountant toe als ‘Beheerder’. Zie hier hoe je Gebruikers toevoegt.
Zelf inrichten
Wanneer je zelf wilt inrichten kun je de artikelen van de kennisbank gebruiken om Expenses op te zetten. Er zijn twee zaken waarbij het handig is contact te zoeken met jouw accountant.
- Looncodes koppelen bij de declaratiecategorieën
Bij het kopje Declaratiebeheer onder het tabblad Declaratiecategorieën kun je jouw gewenste declaratiecategorieën inrichten. Deze categorieën kun je koppelen aan looncodes, zodat deze juist op de strook van jouw medewerkers terechtkomen. De looncodes die je daar kunt kiezen komen uit het loonmodel dat actief staat bij jouw bedrijf in Nmbrs. Vaste looncodes worden niet opgehaald uit Nmbrs Payroll.
Let op: sommige looncodes vallen in de WKR. Om die goed te laten verlopen is het slim je accountant te vragen de looncodes te valideren, of de gekozen declaratiecategorieën met je accountant te delen, zodat zij de nummers van de bijbehorende looncodes aan je door kunnen geven.
- Grootboekrekeningnummers koppelen aan declaratiecategorieën
Let op: dit hoeft alleen als je werkt met de Excel export naar een boekhoudpakket. Dit gebruik je niet als de declaraties laat uitbetalen op de loonstrook.
Wanneer je niet weet welke grootboekrekeningnummers er nodig zijn vraag dan je accountant om de nummers te delen voor de gekozen declaratiecategorieën.