In Expense zijn gebruikers je medewerkers, managers en werkgevers.
Let op! : Het is hier belangrijk dat de optie beheerder niet uitgevinkt wordt bij je eigen login en geen nieuwe gebruiker toevoegen met het gebruikte mailadres als beheerder.
Let op! : Als declaraties doorgestuurd worden naar Nmbrs Payroll is het belangrijk dat de medewerkers automatisch vanuit Nmbrs Payroll gesynchroniseerd worden met Expenses Het handmatig maken van gebruikers in Expenses zal ze niet koppelen met gebruikers in het Nmbrs Payroll product.
Werk je in Nmbrs Payroll via een accountant en wil je hen toegang geven? Nodig ze dan uit als gebruiker en geef ze de rechten Beheerder.
Als beheerder ben jij degene die nieuwe gebruikers kan toevoegen. Dit doe je onder de categorie Gebruikers.
Hier kun je ook alle gebruikers zien die aan het bedrijf zijn toegewezen. Medewerkers en managers worden automatisch vanuit Nmbrs Payroll opgehaald. Met medewerkers worden alle indienst medewerkers met een medewerkerlogin bedoeld. Indien het gewenst is dat klant logins ook een login krijgen in Expense is dit mogelijk door een nieuwe login handmatig voor ze te maken binnen Expense zelf. Hetzelfde zal gelden voor externe medewerkers.
Dit kan gedaan worden door op de knop 'toevoegen' te drukken op het tabje 'gebruikers'.
Bij het tabje 'beheerder' binnen Excel kan er 'waar' of 'onwaar' ingevuld worden indien de gebruiker wel (waar) of niet (onwaar) rechten zou moeten hebben tot de organisatie instellingen.
Het is ook mogelijk om in bulk gebruikers toe te voegen. Hier dient dan wel het bestaande template te gebruiken. Deze is terug te vinden op dezelfde plek waar je het bestand kan importeren.
Declareren voor andere:
Indien een manager of werkgever afwezig is het mogelijk om in te stellen dat dit overgenomen kan worden door een ander. Dit kan ingesteld worden onder het goedkeuringsproces. Door op de knop 'tijdelijke gebruiker' toe te voegen. Daarna kan je bepaalde gebruiker(s) selecteren hiervoor.
Een andere gebruiker beheerdersrechten toewijzen:
Als beheerder kan je beheerdersrechten toewijzen aan andere gebruikers. Om dit te doen, klik je op Gebruikers. Klik op de gebruiker aan wie je beheerdersrechten wilt toewijzen, vink het vakje Beheerder aan en sla de instellingen op.
Daarnaast is het hier ook mogelijk om de afdelingen en kostenplaatsen te wijzigen voor een specifieke gebruiker. Deze worden dimensies genoemd in Expenses. Indien het bedrijf veel afdelingen en kostenplaatsen heeft, zal de lijst niet alle opties tonen en moet er binnen het zoekbalkje gezocht worden naar de gewenste afdeling/kostenplaats.
Let op!
Voor gebruikers heb je de optie 'afdelingen'. Deze optie raden we af om te gebruiken, omdat dit met de tijd zal komen te vervallen. In Expenses zal er alleen gebruik gemaakt worden van dimensies wat voor afdelingen, kostenplaatsen en kosten dragers zal staan.