In dit artikel vind je handige tips voor het optimaal gebruik van bedrijfskaarten en budgetten in Expenses.
Tip 1: Bedrijfskaart toevoegen
Waarom bedrijfskaarten integreren?
Het koppelen van bedrijfskaarten aan Expenses levert aanzienlijke voordelen op voor zowel medewerkers als de financiële administratie:
- Efficiëntie en tijdsbesparing: Medewerkers hoeven alleen nog maar bonnetjes te scannen en te koppelen aan bestaande transacties
- Verbeterde naleving: Alle bedrijfsuitgaven worden automatisch vastgelegd, wat zorgt voor betere naleving van beleid en minder "vergeten" declaraties
- Realtime inzicht: Financiële teams hebben direct zicht op uitgaven zodra deze plaatsvinden, zonder te wachten op ingediende declaraties
Deze functionaliteit is ideaal voor bedrijven met veel zakelijke uitgaven of reizende medewerkers, omdat het de administratieve last drastisch vermindert en zorgt voor een actueel inzicht in uitgaven.
Bedrijfskaart instellen
- Ga naar "Instellingen" > "Declaratiebeheer" > "Integraties"
- Klik op "Integraties"
- Navigeer naar "Betalingsmethoden"
- Selecteer het rekeningnummer dat je eerder hebt toegevoegd en geef deze een naam
- Sla de configuratie op
Tip 2: Budgetten instellen
Waarom budgetten gebruiken?
Met budgetten in Expenses houd je grip op je uitgaven. Geen verrassingen meer aan het eind van de maand, maar helder inzicht en controle:
- Hou uitgaven in de hand: Stel limieten in en krijg een seintje als een budget bijna op is
- Geef teams eigen verantwoordelijkheid: Laat teamleiders zelf hun budgetten beheren en monitoren
- Flexibel per periode: Of je nu per maand, kwartaal of project wilt budgetteren - jij bepaalt
- Leer van het verleden: Zie uitgavenpatronen en maak betere voorspellingen voor de toekomst
- Alles volgens de regels: Zorg dat iedereen zich aan het uitgavenbeleid houdt, zonder politieagent te spelen
Deze functie is essentieel voor organisaties die kostenefficiënt willen werken en hun uitgaven nauwlettend willen monitoren. Door budgetten vooraf in te stellen en te bewaken, creëer je financiële discipline en voorkom je onverwachte uitgavenpieken.
Budget per categorie instellen
- Ga naar "Instellingen" > "Declaratiebeheer" > "Declaratiecategorieën"
- Selecteer de categorie waarvoor je een budget wilt instellen
- Scroll naar beneden naar de sectie "Budget"
- Vink "Budget gebruiken voor deze categorie" aan
- Voer het maximumbedrag in en selecteer de periode (maand/kwartaal/jaar)
- Sla de wijzigingen op
Tip: Budgetrapportage
Gebruik deze rapportagetips voor beter budgetbeheer:
- Ga naar "Dashboard" om een overzicht te zien van actuele budgetgebruik
- Gebruik de filteropties om specifieke periodes of afdelingen te bekijken
- Exporteer budgetrapportages naar Excel voor gedetailleerde analyse
- Plan maandelijkse checks om budgettrends te identificeren