Introductie:
De mogelijkheid om kandidaat-aanmeldingen te kopiëren naar andere vacatures binnen jouw organisatie! Dit stroomlijnt het wervingsproces, waardoor je sterke kandidaten eenvoudig kunt overwegen voor meerdere functies. Dit artikel begeleidt je door de functionaliteit en belangrijke aandachtspunten.
Wat is de functie "Kandidaat kopiëren"?
Deze functie stelt je in staat om:
- Bestaande aanmeldingen opnieuw te gebruiken: Verplaats snel de sollicitatie van een kandidaat naar een andere relevante vacature, wat tijd en moeite bespaart.
- Verborgen talent te ontdekken: Overweeg gemakkelijk gekwalificeerde kandidaten die zich op een andere functie binnen jouw organisatie hebben aangemeld.
- Verschillende aanmeldingstypes te kopiëren: Kopieer digitale aanmeldingen (met of zonder account) en zelfs handmatige aanmeldingen.
Belangrijke kenmerken en gedrag:
- Onafhankelijke kopieën: Zodra een aanmelding is gekopieerd, wordt deze een aparte, onafhankelijke entiteit. Wijzigingen in de oorspronkelijke aanmelding hebben geen invloed op de kopie, en andersom. Dit geldt ook voor intrekkingen, updates of inactivatie.
- Account-omzeiling: De kopieerfunctie omzeilt accountvereisten. Je kunt een aanmelding kopiëren van een vacature zonder accountvereiste naar één mét, en vice versa.
- Aanmeldstatus: Gekopieerde aanmeldingen krijgen de duidelijke status: "Gekopieerd van een andere vacature". Deze status wordt lichtgrijs weergegeven.
- Mogelijk ontbrekende informatie: Houd er rekening mee dat gekopieerde aanmeldingen mogelijk verplichte informatie missen die vereist is voor de nieuwe vacature. Controleer de gekopieerde aanmelding zorgvuldig op eventuele hiaten.
- Geen automatische bevestiging: Het systeem stuurt geen automatische bevestigingsmails naar gekopieerde kandidaten. Je moet de kandidaat handmatig informeren indien gewenst.
- Aanmelddatum: De aanmelddatum van de gekopieerde kandidaat is de datum waarop de kopie is gemaakt.
- Notificatie: Als jouw gebruiker is ingesteld om meldingen te ontvangen van nieuwe aanmeldingen, ontvang je een notificatie wanneer een gekopieerde aanmelding wordt toegevoegd.
Hoe kopieer je een kandidaat:
- Ga naar de aanmeldlijst: Navigeer naar de aanmeldlijst binnen de oorspronkelijke vacature of kandidatenbank.
- Selecteer kandidaten: Kies de kandidaat of kandidaten die je wilt kopiëren.
- Activeer het event "Kandidaat kopiëren": Zoek en activeer het event "Kandidaat kopiëren". Dit opent een pop-up venster.
- Selecteer organisatie en vacature:
- Kies de organisatie (afdeling) waar de nieuwe vacature zich bevindt.
- Selecteer de specifieke vacature of zaak waar je de kandidaat naartoe wilt kopiëren. Je kunt zoeken op titel of referentienummer.
- Let op: Je kunt kopiëren van een kandidatenbank naar een vacature/zaak, maar niet andersom.
- Voeg een notitie toe (optioneel): Je kunt een notitie of bericht toevoegen om context te geven aan de kopie.
- Bevestigingsbericht controleren: Er verschijnt een melding die je eraan herinnert om de kandidaat te informeren over de kopie, en die aangeeft dat alle aanmeldinformatie wordt gekopieerd.
- Opslaan: Klik op "Opslaan" om het kopieerproces te voltooien.
- Bevestiging (toastmelding): Een succesmelding verschijnt ter bevestiging van de kopie.
Belangrijke aandachtspunten:
- E-mailduplicatie: Je kunt geen kandidaat kopiëren naar een vacature waar al een kandidaat met hetzelfde e-mailadres aanwezig is.
- Anonieme kandidaten: Anonieme kandidaten blijven anoniem als de doelvacature anonieme aanmeldingen toestaat. Anders wordt hun naam zichtbaar.
- Ingetrokken aanmeldingen: Je kunt geen ingetrokken aanmeldingen kopiëren.
Kandidatenoverzicht in nieuwe vacature:
- Het kandidatenoverzicht toont de status “Gekopieerd van een andere vacature”.
- Het tabblad “Event” bevat een automatische notitie met de oorspronkelijke vacature (titel en referentie).
- Eventuele notities die tijdens het kopiëren zijn toegevoegd, worden weergegeven.
- Informatie over wie de kopie heeft uitgevoerd, wordt vermeld.
Informatie in oorspronkelijke vacature:
- Het tabblad “Event” in de oorspronkelijke vacature registreert het event “Kandidaat kopiëren”, inclusief de doelvacature (titel en referentie).
- Dit event kan niet worden verwijderd uit de oorspronkelijke vacature.
- Verwijdering van gekopieerde kandidaat: Verwijderen moet gebeuren vanuit de vacature waar de kandidaat naartoe is gekopieerd. Dit heeft geen invloed op het logboek van de oorspronkelijke vacature.
Gebruikersrechten:
De gebruikersrecht “Werving - Kandidaat kopiëren” is vereist om deze functie te gebruiken. Dit recht kan worden toegewezen aan organisatierollen of -groepen.
Rapportage:
De bron “Gekopieerd van een andere vacature” is toegevoegd aan het rapport “Bron van aanmelding” voor statistische doeleinden.
Toestemming:
Als je van plan bent deze functie te gebruiken, moet je jouw algemene voorwaarden bijwerken om kandidaten te informeren dat hun aanmelding mogelijk naar andere vacatures wordt gekopieerd. Deze tekst kan worden aangepast in Beheer > Accountgegevens > Tabblad Aanmelding > Algemene voorwaarden.
Waar vind je het nieuwe event en gebruikersrecht:
- Het nieuwe event is te vinden onder het tabblad ‘Event’ in de organisatie.
- Het nieuwe gebruikersrecht is te vinden onder het onderdeel toegangsgroepen in het beheerpaneel.
We hopen dat deze nieuwe functie je wervingsproces verbetert. Heb je vragen? Neem dan contact op met ons supportteam.