Om de werving van nieuwe kandidaten te starten, dient een vacature aangemaakt worden. Je kunt dit doen via jouw dashboard bij het inloggen of via Werving-> Cases -> Nieuwe vacature.

In het menu wat zich heeft geopend zijn bepaalde handelingen uit te voeren en gegevens in te vullen. Deze worden doorgaans onderverdeeld in Case details en wervingsgroep beheren.

Bepaalde informatie is automatisch overgenomen van de informatie die is ingevuld binnen het organisatie tabblad. Voorbeelden hiervan zijn de organisatie en de locatie. Eventueel is deze informatie nog aanpasbaar. Alleen organisaties waar je toegang toe hebt met het account waar je mee bent ingelogd zijn hier zichtbaar.

De volgende velden dienen ingevuld te worden om de case volledig te maken:

• Titel
• Organisatie
• Geografische locatie
• Vorm van dienstverband
• Omvang
• Aantal functies 

Daarnaast is het uitvoeren van deze stap de plek waar je een wervingsgroep maakt. Als maker van de case wordt je toegevoegd als de 'verantwoordelijke recruiter' samen met de rol 'recruitment beheerder'. Als anderen geacht worden deel te nemen aan de werving, dien je ze toe te voegen onder "wervingsgroep". Je vindt gebruikers door minstens drie letters van hun naam of gebruikersnaam in te voeren en ze vervolgens te selecteren. Na selectie heb je een vervolgkeuzelijst beschikbaar om de rol te selecteren.

Zodra de case aangemaakt is, is het tijd om een advertentie aan te maken. Dit kun je doen door de knop 'opslaan' te gebruiken. 

Nieuw

Dit is waar je het advertentieformulier kunt vinden en aanmaken. Er staat standaard al een formulier in, maar als je dat wilt, kun je zelf ook een formulier maken met de gewenste onderdelen.

 

 

Advertentietitel en casedetails

Zodra je een advertentieformulier hebt gekozen, verschijnt het betreffende formulier op het scherm en is het tijd om het in te vullen!

• Advertentietitel - De volgende stap is het specificeren van een titel voor de advertentie. In tegenstelling tot de casetitel die je hebt opgegeven toen je  de volledige case aanmaakte, is dit wat kandidaten zien wanneer ze de advertentie bekijken. Kies daarom iets dat hen informeert over de functie en eventueel of het om een ​​specifieke afdeling, locatie of iets dergelijks gaat.
• Casedetails - Vervolgens zie je een vak met de informatie die je in de eerste stap hebt verstrekt toen je de volledige case aanmaakte. Vanuit deze weergave kun je deze informatie niet wijzigen, maar als je iets ziet dat niet klopt, kun je teruggaan naar de stap 'Casedetails' en deze wijzigen. Doe dit direct voordat je verdergaat met het invullen van de advertentie of nadat je deze stap hebt voltooid, zodat je de informatie kunt opslaan voordat je de pagina verlaat!

 

Vereenvoudigde advertentiestap

Als je de vereenvoudigde advertentiestap hebt geactiveerd, worden drie van de standaardvelden samengevoegd tot één veld: ‘Werktaken’, ‘Kwalificaties’ en ‘Aanvullende informatie’. In plaats daarvan krijg je één veld met de naam ‘Over de vacature’, dat er als volgt uitziet:

 

Met dit veld heb je wat meer vrijheid om de advertentie op te maken met je eigen kopjes en lay-out.

De vereenvoudigde advertentiestap kun je op organisatieniveau activeren.

 

Met deze functie kun je op één plek alle informatie bekijken over de functies waarop een kandidaat binnen je organisatie heeft gesolliciteerd.

Om de andere sollicitaties van een kandidaat te bekijken, moet je aan het volgende voldoen:

• Je moet over de benodigde machtigingen beschikken om toegang te krijgen tot de map waarin de applicatie zich bevindt.
• Je moet toegang hebben tot de lijst met sollicitaties voor de andere vacatures waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd.

Als je niet over de benodigde toegangsrechten beschikt tot de lijst met sollicitaties voor een functie waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd, zie je deze vacature niet in de lijst wanneer je 'Andere sollicitaties bekijken' gebruikt.

Je moet toestemming hebben om andere applicaties te bekijken.

Het specifieke toegangsrecht is: Werving - Andere sollicitaties op basis van persoonsgegevens - Geeft je de bevoegdheid om informatie in te zien over andere sollicitaties bij je organisatie waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd, op basis van dezelfde voor- en achternaam, e-mailadres en geboortedatum.

Zoals beschreven, vergelijkt dit systeem sollicitaties met de persoonlijke gegevens die de kandidaat in zijn of haar sollicitatie heeft verstrekt. Dit betekent dat de gegevens identiek moeten zijn om een match te kunnen maken.

Let op: dit betekent dat als een kandidaat in twee aparte sollicitaties verschillende persoonlijke gegevens heeft gebruikt, het systeem deze niet aan elkaar koppelt!

Om de andere sollicitaties van een kandidaat te bekijken

Hoe kun je zien op welke andere functies een kandidaat heeft gesolliciteerd? Dat kan op verschillende manieren! 😊

Uit de applicatielijst

In de sollicitatielijst kun je al zien of er kandidaten zijn die ook op andere functies bij je hebben gesolliciteerd, door de aanwezigheid van dit symbool links in de lijst:

[afbeelding 1]

Als je de muis over het pictogram beweegt, zie je een tooltip: "Bekijk X andere toepassingen" op basis van het aantal andere toepassingen dat beschikbaar is en waar je toegang toe hebt.

Als je op het pictogram klikt, gaat er een menu open met een overzicht van de andere toepassingen:

[afbeelding 2]

Als je op het pictogram van andere toepassingen klikt, zie je het volgende:

• Het referentienummer
• Functietitel
• Wie is/was de verantwoordelijke recruiter?
• Op welk onderdeel van je organisatie het betrekking heeft
• Wanneer de deadline voor de aanvraag was
• De status van de kandidaat in het andere geval

Als je helemaal rechts op 'Meer' klikt, kun je het volgende bekijken:

• Bijgevoegde bestanden
• Evenementen
• Contactlogboek
• Notities

Welke informatie je ziet wanneer je op 'Meer' klikt, hangt af van de machtigingen die je hebt voor de verschillende wervingscases en de interacties die met de kandidaat hebben plaatsgevonden. Als er geen notities zijn ingevoerd, zie je die informatie niet, ongeacht je machtigingen.

Uit een sollicitatie van een kandidaat

Je kunt dezelfde weergave ook gebruiken wanneer je de sollicitatie van een kandidaat bekijkt!

Open de sollicitatie van de kandidaat in de lijst met sollicitaties en klik op 'Bekijk andere vacatures waarop je hebt gesolliciteerd'. Je krijgt dan hetzelfde scherm te zien als hierboven beschreven!

[afbeelding 3]

Kandidaten zoeken

Er is ook een functie in je account waarmee je naar kandidaten kunt zoeken en al hun sollicitaties kunt bekijken. Deze functie heet simpelweg "Kandidaten zoeken". Voor deze functie zijn specifieke machtigingen vereist.

Als je er toegang toe hebt, vind je deze optie in het menu linksboven door te klikken op "Werving" en vervolgens op "Kandidaten zoeken".

Hiermee open je het scherm waar je kunt zoeken op:

• Voornaam
• Achternaam
• Geboortedatum
• E-mailadres
• Telefoonnummer

[afbeelding 4]

Als je op naam wilt zoeken, raden we aan om delen van de naam te gebruiken en * te selecteren. Dit verkleint de kans op typefouten of het per ongeluk invoegen van spaties 😄

Voorbeeld

Stel, je wilt alle sollicitaties vinden die zijn ingediend door een John Skanefors. In dat geval ga je naar 'Kandidaat zoeken', voer je de voornaam van de kandidaat in en krijg je 1 resultaat!

[afbeelding 5]

Door op het pijltje naast de naam te klikken van de persoon van wie je de resultaten wilt zien, krijg je een lijst met de functies waarop de kandidaat heeft gesolliciteerd.

Elke functietitel in de lijst is aanklikbaar. Wanneer je op een functietitel klikt, word je direct doorgestuurd naar de sollicitatie die de kandidaat voor die functie heeft ingediend.

Als je een uitgebreidere lijst wilt zien, klik je op 'Bekijk andere sollicitaties' onder de naam. Als je alle of een deel van de sollicitaties wilt exporteren, selecteer je de gewenste sollicitaties en klik je vervolgens op 'Sollicitaties exporteren'. Het is mogelijk om zowel een Word-document als een PDF te verkrijgen!

---

Voor de afbeeldingen loop ik nu vast: het document verwijst naar vijf originele screenshots (het symbool in de lijst, het menu met andere toepassingen, het "andere vacatures"-scherm, het zoekscherm, en het zoekresultaat), maar die zijn dit keer niet meegestuurd — alleen de tekst. Ik heb dus niets om te vertalen of na te bouwen.

Kun je de originele screenshots uploaden (net als met de eerdere afbeelding)? Dan maak ik ze op dezelfde manier na in het Nederlands, met de tekst passend zoals in de originelen.

 

Introductie:
De mogelijkheid om kandidaat-aanmeldingen te kopiëren naar andere vacatures binnen jouw organisatie! Dit stroomlijnt het wervingsproces, waardoor je sterke kandidaten eenvoudig kunt overwegen voor meerdere functies. Dit artikel begeleidt je door de functionaliteit en belangrijke aandachtspunten.

 

Wat is de functie "Kandidaat kopiëren"?
Deze functie stelt je in staat om:

• Bestaande aanmeldingen opnieuw te gebruiken: Verplaats snel de sollicitatie van een kandidaat naar een andere relevante vacature, wat tijd en moeite bespaart.
• Verborgen talent te ontdekken: Overweeg gemakkelijk gekwalificeerde kandidaten die zich op een andere functie binnen jouw organisatie hebben aangemeld.
• Verschillende aanmeldingstypes te kopiëren: Kopieer digitale aanmeldingen (met of zonder account) en zelfs handmatige aanmeldingen.

 

Belangrijke kenmerken en gedrag:

• Onafhankelijke kopieën: Zodra een aanmelding is gekopieerd, wordt deze een aparte, onafhankelijke entiteit. Wijzigingen in de oorspronkelijke aanmelding hebben geen invloed op de kopie, en andersom. Dit geldt ook voor intrekkingen, updates of inactivatie.
• Account-omzeiling: De kopieerfunctie omzeilt accountvereisten. Je kunt een aanmelding kopiëren van een vacature zonder accountvereiste naar één mét, en vice versa.
• Aanmeldstatus: Gekopieerde aanmeldingen krijgen de duidelijke status: "Gekopieerd van een andere vacature". Deze status wordt lichtgrijs weergegeven.
• Mogelijk ontbrekende informatie: Houd er rekening mee dat gekopieerde aanmeldingen mogelijk verplichte informatie missen die vereist is voor de nieuwe vacature. Controleer de gekopieerde aanmelding zorgvuldig op eventuele hiaten.
• Geen automatische bevestiging: Het systeem stuurt geen automatische bevestigingsmails naar gekopieerde kandidaten. Je moet de kandidaat handmatig informeren indien gewenst.
• Aanmelddatum: De aanmelddatum van de gekopieerde kandidaat is de datum waarop de kopie is gemaakt.
• Notificatie: Als jouw gebruiker is ingesteld om meldingen te ontvangen van nieuwe aanmeldingen, ontvang je een notificatie wanneer een gekopieerde aanmelding wordt toegevoegd.

 

Hoe kopieer je een kandidaat:

1. Ga naar de aanmeldlijst: Navigeer naar de aanmeldlijst binnen de oorspronkelijke vacature of kandidatenbank.
2. Selecteer kandidaten: Kies de kandidaat of kandidaten die je wilt kopiëren.
3. Activeer het event "Kandidaat kopiëren": Zoek en activeer het event "Kandidaat kopiëren". Dit opent een pop-up venster.
4. Selecteer organisatie en vacature:
   • Kies de organisatie (afdeling) waar de nieuwe vacature zich bevindt.
   • Selecteer de specifieke vacature of zaak waar je de kandidaat naartoe wilt kopiëren. Je kunt zoeken op titel of referentienummer.
   • Let op: Je kunt kopiëren van een kandidatenbank naar een vacature/zaak, maar niet andersom.
5. Voeg een notitie toe (optioneel): Je kunt een notitie of bericht toevoegen om context te geven aan de kopie.
6. Bevestigingsbericht controleren: Er verschijnt een melding die je eraan herinnert om de kandidaat te informeren over de kopie, en die aangeeft dat alle aanmeldinformatie wordt gekopieerd.
7. Opslaan: Klik op "Opslaan" om het kopieerproces te voltooien.
8. Bevestiging (toastmelding): Een succesmelding verschijnt ter bevestiging van de kopie.

 

Belangrijke aandachtspunten:

• E-mailduplicatie: Je kunt geen kandidaat kopiëren naar een vacature waar al een kandidaat met hetzelfde e-mailadres aanwezig is.
• Anonieme kandidaten: Anonieme kandidaten blijven anoniem als de doelvacature anonieme aanmeldingen toestaat. Anders wordt hun naam zichtbaar.
• Ingetrokken aanmeldingen: Je kunt geen ingetrokken aanmeldingen kopiëren.

 

Kandidatenoverzicht in nieuwe vacature:

• Het kandidatenoverzicht toont de status “Gekopieerd van een andere vacature”.
• Het tabblad “Event” bevat een automatische notitie met de oorspronkelijke vacature (titel en referentie).
• Eventuele notities die tijdens het kopiëren zijn toegevoegd, worden weergegeven.
• Informatie over wie de kopie heeft uitgevoerd, wordt vermeld.

 

Informatie in oorspronkelijke vacature:

• Het tabblad “Event” in de oorspronkelijke vacature registreert het event “Kandidaat kopiëren”, inclusief de doelvacature (titel en referentie).
• Dit event kan niet worden verwijderd uit de oorspronkelijke vacature.
• Verwijdering van gekopieerde kandidaat: Verwijderen moet gebeuren vanuit de vacature waar de kandidaat naartoe is gekopieerd. Dit heeft geen invloed op het logboek van de oorspronkelijke vacature.

 

Gebruikersrechten:
De gebruikersrecht “Werving - Kandidaat kopiëren” is vereist om deze functie te gebruiken. Dit recht kan worden toegewezen aan organisatierollen of -groepen.

Rapportage:
De bron “Gekopieerd van een andere vacature” is toegevoegd aan het rapport “Bron van aanmelding” voor statistische doeleinden.

Toestemming:
Als je van plan bent deze functie te gebruiken, moet je jouw algemene voorwaarden bijwerken om kandidaten te informeren dat hun aanmelding mogelijk naar andere vacatures wordt gekopieerd. Deze tekst kan worden aangepast in Beheer > Accountgegevens > Tabblad Aanmelding > Algemene voorwaarden.

 

Waar vind je het nieuwe event en gebruikersrecht:

• Het nieuwe event is te vinden onder het tabblad ‘Event’ in de organisatie.
• Het nieuwe gebruikersrecht is te vinden onder het onderdeel toegangsgroepen in het beheerpaneel.

Bij het uitnodigen van kandidaten voor een gesprek zijn er twee mogelijkheden. Je kunt interviewtijden vooraf maken of je kunt ze gaandeweg maken. De keuze is aan jou!

Interviewtijden aanmaken

Als je interviewtijden wilt creëren voordat je kandidaten gaat uitnodigen, ga dan naar het gespreksoverzicht. Het gespreksoverzicht is te vinden in de lijst met kandidaten in de rechterbovenhoek.

In het 'gespreksoverzicht' zijn de tijden en andere instellingen aan te passen. Hier is de informatie voor de uitnodiging die naar de kandidaten wordt verzonden te bewerken. Nieuwe interviewtijden zijn hier ook toe te voegen. Je voegt nieuwe tijden toe door te klikken op '+ voeg nieuwe tijd toe' en je bewerkt eerder toegevoegde tijden door op het potlood pictogram te klikken. U kunt slechts één interview tegelijk toevoegen, maar u kunt het zo instellen dat meerdere kandidaten kunnen deelnemen. Als je een wervingsgroep hebt toegevoegd, kun je ook selecteren aan welke recruiters deze gesprekstijden zijn gekoppeld. Het is niet mogelijk om al geboekte interviewtijden aan te passen.

Kandidaten uitnodigen

Je kunt kandidaten uitnodigen via de sollicitatielijst of bij het bekijken van een specifieke sollicitatie. Standaard gebeurt dit via het 'interview' en de 'uitnodiging voor interview' optie, maar dit kan afwijken als uw organisatie hier wijzigingen heeft aangebracht.

Als u op 'uitnodigen voor een gesprek' klikt, wordt een nieuw scherm geopend. Van hieruit zie je eerder gemaakte interviewtijden. Hier heb je ook de mogelijkheid om interviewtijden aan te maken of te bewerken en de daadwerkelijke uitnodiging naar de kandidaat te verzenden. Als je contactsjablonen van het interviewtype heeft, kunt je deze hier selecteren. De parameter %INVITELINK% in het sjabloon verwijst de kandidaat naar het menu om een interviewtijd te boeken.

Wanneer de e-mail is verzonden, volgt de kandidaat de link in de e-mail naar een landingspagina waar ze een van de interviewtijden kunnen selecteren die je hebt geopend. Alleen beschikbare tijden zijn zichtbaar, wat betekent dat als een andere kandidaat een van de tijden boekt, deze zal verdwijnen. Vanaf hier heeft de kandidaat ook de mogelijkheid om te selecteren dat er geen tijd meer is of dat hij/zij niet langer geïnteresseerd zijn waarvan je op de hoogte wordt gebracht.

In plaats van interviewtijden handmatig toevoegen, heb je ook de optie om jouw agenda te koppelen aan Recruitment zodat je direct beschikbare tijdstippen uit je agenda te kiezen. 

Wanneer een kandidaat zijn/haar tijd heeft gereserveerd, wordt dit weergegeven in het gespreksoverzicht en wordt er een kalenderuitnodiging verstuurd naar zowel de kandidaat als de betrokken recruiter(s). De status van de kandidaat verandert ook van 'uitnodiging voor gesprek' in 'interview geaccepteerd'. Vanuit het gespreksoverzicht kun je ook zien welke recruiter(s) aan het interviewtijdstip is/zijn gekoppeld.

Als je om welke reden dan ook een geboekte interviewtijd moet annuleren, doet u dat vanuit dezelfde instellingen als wanneer u een kandidaat uitnodigt voor een interview. Deze keer selecteert u echter 'interview annuleren'. Wanneer u dit doet, wordt een scherm geopend waarin u kunt selecteren om een ​​annulerings-e-mail naar de verantwoordelijke recruiter en kandidaat te sturen. Als je sjablonen beschikbaar heeft, kunt je deze hier selecteren. Nadat het interview is geannuleerd, wordt de interviewtijd vrijgemaakt voor boekingen voor andere kandidaten.

 

Talent Pool

Soms solliciteert een kandidaat die niet meteen past bij de vacature waarop hij of zij reageert, maar wel interessant kan zijn voor een functie die later ontstaat. Voor die situatie is de Talent Pool: een plek waar je kandidaten bewaart om op een later moment opnieuw te benaderen.

Talent pool aanmaken

Stap 1 is het aanmaken van de talent pool, dit kan je doen door in de bovenste balk te kiezen voor 'talent pool' en vervolgens voor 'maak nieuwe talent pool'. Vul de benodigde gegevens in.

• Je kan hier ook de communicatie instellen met de kandidaat. Wanneer je een kandidaat wilt toevoegen aan de talent pool zal hij/zij daarvoor "solliciteren". Dit heeft te maken met de privacy regels, op die manier geeft de kandidaat ook toestemming voor het bewaren van zijn/haar gegevens

Een kandidaat aan de Talent Pool toevoegen

Je kopieert de kandidaat naar de Talent Pool. Vanaf dat moment blijven de gegevens 1 jaar bewaard, zodat je de kandidaat kunt terugvinden zodra er een passende vacature ontstaat.

Verlenging na een jaar

Een week voordat die termijn van een jaar verstrijkt, krijg je een melding. Zo weet je op tijd dat je de kandidaat opnieuw toestemming moet vragen om de gegevens langer te bewaren.

Let op: interne notities gaan niet mee naar de Talent Pool. Alleen de documenten die de kandidaat zelf al heeft meegestuurd bij de sollicitatie, blijven bewaard.