Als beheerder van jouw organisatie kun je op de volgende manier een medewerkersonderzoek versturen via Engagement:
- Klik op Beheer
- Daarna op Onderzoeken
- En vervolgens op + Plan onderzoek in
Het plannen van het onderzoek doe je in 4 stappen: Planning, Thema's & vragen, Doelgroep en Berichten.
Planning
De planning van het onderzoek doe je als volgt:
- Naam: vul hier de naam van het onderzoek in. Dit is ook de naam die medewerkers zien wanneer ze het onderzoek invullen.
-
Startdatum: op de startdatum wordt de aankondigingsmail naar de medewerkers verstuurd en vanaf deze datum kan het onderzoek ingevuld worden. Deze wordt altijd rond 08:00 verstuurd.
- Let op: heb je de survey op de datum van vandaag ingesteld en is het later dan 08:00 uur, dan wordt de aankondigingsmail pas de volgende ochtend verstuurd.
-
Einddatum: op de einddatum sluit het onderzoek en kan deze niet meer worden ingevuld.
- Let op: dit betekent dus dat als de einddatum op 31 januari staat, 30 januari de laatste dag is dat het onderzoek kan worden ingevuld.
- Herhalen van het onderzoek: als je dit selecteert, dan wordt het onderzoek periodiek automatisch herhaald. In de meeste gevallen kun je dit uit laten.
Thema's & vragen
Op dit tabblad voeg je de vragen toe die je wilt stellen in het onderzoek. Je kunt hier vragen kiezen die in de vragenset staan. Wil je deze vragenset uitbreiden? Lees hier hoe je de vragenset beheert.
De vragen staan per thema gerangschikt. Selecteren kan eenvoudig door een vraag aan te vinken.
Verder kun je aangeven of de vragen in de aangegeven volgorde wilt stellen, of in willekeurige volgorde. En of een medewerker bij het invullen 1 vraag per pagina te zien krijgt, of een heel thema per pagina (met alle vragen uit het thema). Bij kleinere onderzoeken (< 40 vragen) raden we aan om 1 vraag per pagina te gebruiken. Bij grotere onderzoeken (>40 vragen) raden we aan om 1 thema per pagina te gebruiken. In dit artikel lees je hoe dit er voor een medewerker uitziet.
Doelgroep
Op deze pagina bepaal je naar wie je het onderzoek verstuurt. Je kunt deze versturen naar specifieke teams of functies. De meest gebruikte manier is om onderzoeken te versturen naar specifieke teams. Wanneer je deze optie aanklikt, zie je de organisatiestructuur.
Teams selecteren: wanneer je het bovenste team aanklikt, wordt het onderzoek verstuurd naar de hele organisatie.
Teams uitsluiten: je kunt specifieke teams (bijvoorbeeld een directie) uitsluiten van het onderzoek door op dat team te klikken en het af te vinken.
Aantal geselecteerde teams: bovenin het scherm zie je altijd hoeveel teams er zijn geselecteerd.
Hiërarchie: wanneer er een hiërarchie-icoon aan de rechterkant zichtbaar is, betekent dit dat er onderliggende teams zijn geselecteerd.
Tips bij het selecteren van de doelgroep:
- Overweeg om directie/management niet te selecteren: Om de anonimiteit van medewerkers te borgen, zijn er verschillende anonimiteitsregels. Regel 2 is dat kleine teams soms de resultaten kunnen blokkeren van grotere teams. Zo kan een Directie-team de resultaten verbergen van een onderliggend team dat wel groot genoeg is.
- Controleer de medewerkers en teams: Controleer voordat je het onderzoek plant of de teamstructuur klopt.
Na het versturen van het onderzoek kun je ook in dit scherm controleren naar wie het onderzoek is verstuurd en of de mail is aangekomen:
Let op: 7 dagen voor de startdatum van het onderzoek wordt de doelgroep vastgesteld door Engage. Nadat het is vastgesteld, kunnen er geen wijzigingen worden aangebracht in de doelgroep. Ook als het eruitziet dat je wijzigingen in de doelgroep kan doen aan de achterkant van Engage komen deze wijzigingen niet door. Als je een onderzoek maakt waarvan de startdatum binnen deze 7 dagen ligt dan wordt op het moment dat je het onderzoek voor het eerst opslaat de doelgroep vastgesteld. Controleer dus goed of de juiste doelgroep is geselecteerd voordat je het onderzoek opslaat.
Berichten
Op deze pagina, kun je de berichten aanpassen die rondom het onderzoek worden verstuurd.
- Gebruik een aangepaste e-mail tekst: als je dit selecteert, kun je zelf het onderwerp en de tekst schrijven die gebruikt wordt in de aankondigingsmail van het onderzoek.
- Let op: als je anderstalige medewerkers hebt, schrijf de tekst in ieder geval ook in het Engels. Dit doe je door het vlaggetje naar het Engels te zetten.
- Dit is ook de tekst die gebruikt wordt bij de herinneringsmails die je verstuurt, pas voor het versturen van de herinnering deze tekst aan. Lees hier hoe je de herinnering optimaal gebruikt.
- Herinnering: hier kun je instellen wanneer de herinnering wordt gestuurd. Een onderzoek loopt in de meeste gevallen 2 weken. We raden aan om halverwege en 1 dag voor het einde herinneringen te sturen.
Wanneer je alle stappen hebt doorlopen, klik je op Opslaan. Vervolgens kom je weer op het overzicht uit waar het onderzoek klaarstaat. Je hebt tot de startdatum de mogelijkheid om aanpassingen te doen.
Let op: de mails van Engagement werken het beste met zakelijke e-mailadressen. Daarom raden we aan om zakelijke e-mailadressen in te stellen bij de medewerkers zodat het onderzoek naar deze e-mails wordt verstuurd. Het e-mailadres waarmee wordt ingelogd, kan afwijken van het e-mailadres waar het onderzoek naartoe wordt gestuurd. Dus als medewerkers inloggen met hun privé e-mailadres dan kan het onderzoek alsnog worden verstuurd naar het zakelijk e-mailadres.