In Expenses is het mogelijk om in te stellen dat leidinggevenden en managers hun eigen declaraties niet kunnen goedkeuren. Dit doe je door een aparte dimensie aan te maken voor afdelingsmanagers en een bijpassende goedkeuringsstructuur in te richten. Volg de onderstaande stappen.
Stap 1 — Dimensie aanmaken en configureren
Ga naar Instellingen > Declaratiebeheer en open het tabblad Dimensies. Klik op Dimensie bewerken en sla de configuratie op zoals hieronder weergegeven:
Omschrijving: Afdelingsmanagers
- Type: Lijst
- Niveau: Declaratieniveau
- Standaardwaarde voor: Categorie
💡 Zorg dat de instelling "Begin- en eindtijden gebruiken voor dimensiewaarden" uitgeschakeld blijft, tenzij dit vereist is.
Stap 2 — Waarden toevoegen aan de dimensie
Klik op Waarden bewerken bij de zojuist aangemaakte dimensie. Voeg hier per manager een rij toe met een numerieke waarde en de naam van de betreffende manager als omschrijving. In onderstaand voorbeeld zijn drie managers toegevoegd:
💡 Gebruik opeenvolgende nummers als waarden (1, 2, 3 …) en de achternaam van de manager als omschrijving. Klik op Opslaan wanneer alle managers zijn ingevoerd.
Stap 3 — Dimensie koppelen aan de gebruiker
Ga naar Organisatie > Gebruikers en open de betreffende gebruiker (de manager/leidinggevende). Selecteer bij het veld Dimensie (Afdelingsmanager) de juiste waarde die overeenkomt met die gebruiker zelf. Hierdoor wordt de manager aan zijn eigen dimensiewaarde gekoppeld.
💡 Het gaat hier dus om dezelfde persoon: de manager wordt aan zijn eigen dimensiewaarde gekoppeld, zodat het systeem weet wie de declaraties van deze manager moet doorsturen.
Stap 4 — Goedkeuringsstap toevoegen in het beleid
Ga naar Beleid en goedkeuring en voeg een nieuwe goedkeuringsstap toe. Selecteer de dimensie Afdelingsmanager en wijs per dimensiewaarde (per manager) een alternatieve goedkeurder aan. Deze persoon zal de declaraties van de betreffende manager goedkeuren in plaats van de manager zelf.
💡 In het voorbeeld keurt N ERMOSO de declaraties goed van de managers Gregorius, Hoefnagel en Muller. Zorg dat voor elke manager in de dimensielijst een goedkeurder is ingesteld.
Resultaat
Door bovenstaande stappen te volgen zorg je ervoor dat managers en leidinggevenden hun eigen declaraties niet langer zelf kunnen goedkeuren. De extra goedkeuringsstap op basis van de Afdelingsmanager-dimensie stuurt hun declaraties automatisch door naar de juiste alternatieve goedkeurder.