Goedkeuringsproces
Het is van belang dat er een goedkeuringsstructuur wordt opgezet zodat declaraties door een ingestelde flow kunnen lopen. Door op de knop 'goedkeuringsstap toevoegen' te drukken en 'op dimensie' zal er een nieuwe (lege) flow beschikbaar komen. Deze kan aangepast worden naar wens. Indien er geen goedkeuringsproces aanwezig is is het verplicht om een standaardgoedkeurder in te stellen. Zonder een standaard goedkeurder zal het niet mogelijk zijn om declaraties in te dienen. Alle declaraties die niet naar een specifieke goedkeurder zijn toegewezen zullen bij de standaard goedkeurder terechtkomen.
Alle aanwezige gebruikers binnen het bedrijf (in Expenses) kunnen als goedkeurder ingesteld worden.
Bij het toevoegen van goedkeurders kan een maximumbedrag ingevuld worden wat de goedkeurders mogen goedkeuren. Indien een medewerker een declaratie indient van, dus bijvoorbeeld meer dan 500 euro, dan zullen de eerste goedkeurders overgeslagen worden.
Indien je meer dan 1 goedkeurder instelt dan betekent dit dat het declaratieformulier door al de 2 of 3 goedkeurders heen moet gaan voordat deze verstuurd kan worden.
Het is ook mogelijk om een tijdelijke goedkeurder in te stellen, wanneer de vaste goedkeurder afwezig is. Je vindt er hier meer over.
Indien er iets gewijzigd wordt binnen het declaratieproces dan is het van belang dat de openstaande declaraties opnieuw worden verstuurd ter goedkeuring.