Evenementen en automatisering

Onder het tabblad Evenementen en automatisering in de organisatie-instellingen beheer je alles wat te maken heeft met hoe kandidaten worden opgevolgd. Je stelt hier in welke acties (evenementen) je aan kandidaten kunt toevoegen, hoe je die overzichtelijk groepeert met rubrieken, welke statussen zichtbaar zijn in de sollicitantenlijst en hoe je terugkerende acties kunt automatiseren.

Ga via Beheerder → Organisatie → klik op het pijl-icoon van de organisatie die je wilt bewerken → tabblad Evenementen en automatisering. Binnen dit tabblad vind je vier sub-tabbladen: Statussen, Evenementkoppen, Events en Automatisering.

💡 Tip: Pas instellingen bij voorkeur aan op het hoofdniveau van je organisatiestructuur. Zo worden ze automatisch overgeërfd door alle onderliggende afdelingen en werk je overal op dezelfde manier. Het is wel mogelijk om per afdeling aparte instellingen te hebben, maar dit is voor de meeste organisaties niet nodig.

Deel 1 — Statussen

Statussen zijn de gekleurde labels die je naast een kandidaat ziet in de sollicitantenlijst zodra een evenement aan hem of haar is toegevoegd. Ze geven in één oogopslag inzicht in de voortgang van het wervingsproces en of er actie nodig is.

Een status kan op twee manieren werken: gekoppeld aan een evenement (bijv. de status "Aangenomen" na het evenement "Aannemen"), of als losse status zonder evenement. Let op: om een status daadwerkelijk te kunnen gebruiken, moet die altijd aan een evenement zijn gekoppeld. Statussen zonder evenement zijn zichtbaar in de lijst maar kunnen niet worden toegepast op kandidaten.

⚠️ Let op: Een status zonder gekoppeld evenement kan niet worden gebruikt. Kijk in de kolom "Evenement" welk evenement eraan is gekoppeld. Heeft een status geen evenement? Koppel er dan eerst een aan voordat je hem probeert te gebruiken.

Een nieuwe status aanmaken

1. Klik op het sub-tabblad Statussen.
2. Klik op Aanmaken.
3. Kies een naam voor de status. Dit is precies wat zichtbaar is naast de kandidaat in de sollicitantenlijst — kies een korte, duidelijke naam.
4. Kies een kleur voor de status. Gebruik kleuren bewust: groen voor positief (bijv. "Aangenomen"), rood voor afwijzing, oranje/geel voor lopende stappen.
5. Stel de volgorde in: de positie van de status in het overzicht. Een lagere waarde betekent hoger in de lijst.
6. Klik op Opslaan.

De volgorde die je instelt, bepaalt in welke volgorde de statussen verschijnen in de statusweergave van de sollicitantenlijst. Een logische volgorde — van nieuw naar aangenomen of afgewezen — maakt het makkelijker om kandidaten in één oogopslag te scannen.

💡 Tip: Houd statusnamen kort — maximaal 2 à 3 woorden. Lange namen worden afgekapt in de sollicitantenlijst.

Bewerken en verwijderen

• Bewerken: klik op het pen-icoon naast de status.
• Verwijderen: klik op het prullenbak-icoon. Is de prullenbak grijs? Kijk dan in de kolom "Evenement" welk evenement nog is gekoppeld, ga naar dat evenement, verwijder de statuskoppeling, en je kunt daarna de status alsnog verwijderen.

Aanbevolen statusopzet

Deel 2 — Evenementkoppen

Een evenementkop is een kopje waaronder je meerdere evenementen groepeert. In plaats van alle evenementen in één lange lijst te zien, deel je ze in — zoals "Sollicitatiegesprek", "Tests of referenties" of "Definitieve kandidaten". Dit geeft recruiters direct meer overzicht wanneer ze werken in een case.

Een kop kan worden weergegeven als een aparte knop onderaan de sollicitantenlijst — handig voor veelgebruikte categorieën. Je kunt maximaal vier van zulke aparte knoppen instellen. Kies je voor geen aparte knop, dan worden de evenementen getoond in één gemeenschappelijke lijst met de rubrieknaam als sub kopje. Via het overzicht kun je een kop aanmaken, bewerken via het pen-icoon, of verwijderen via het prullenbak-icoon.

Een nieuwe evenementkop aanmaken

1. Klik op het sub-tabblad Evenementkoppen.
2. Klik op Evenementkop aanmaken.
3. Voer een duidelijke titel in — kies een naam die aangeeft welk type evenementen eronder vallen.
4. Kies optioneel een icoontje voor de kop. Dit is niet verplicht, maar vergroot de herkenbaarheid.
5. Stel de volgorde in: op welke positie in de lijst staat de kop?
6. Kies of de kop als een aparte knop zichtbaar moet zijn in de sollicitantenlijst en het kandidaatblad. Kies je "Ja", dan zie je direct een voorbeeld van hoe de knop eruit ziet. Maximaal 4 aparte knoppen per account.
7. Klik op Opslaan.

💡 Tip: Maak evenementkoppen aan op het hoofdniveau van de organisatiestructuur, zodat ze beschikbaar zijn voor alle afdelingen.

Voorbeelden van handige koppen

Deel 3 — Evenementen

Evenementen zijn de kern van kandidaatbeheer. Een evenement is een actie die je aan een kandidaat koppelt — het versturen van een uitnodiging, een afwijzing, een aanname of simpelweg het bijhouden van een status. Een evenement kan drie vormen aannemen: het kan uitsluitend een status instellen, het kan uitsluitend een activiteit uitvoeren (zoals een e-mail versturen), of het kan beide tegelijk doen. Bepaal van tevoren wat je wilt dat er met de kandidaat gebeurt, en kies de opzet die daarbij past.

Twee soorten evenementen

⚠️ Let op: Verwijder geen evenementen die je al hebt gebruikt in een case. Bewerk en hergebruik ze — verwijderen kan historische data beschadigen.

Een nieuw evenement aanmaken

Klik op het sub-tabblad Evenementen, daarna op Wervingsevenement aanmaken onderaan de pagina. Je kunt ook een bestaand evenement bewerken via het pen-icoon of verwijderen via het prullenbak-icoon.

Stap 1 — Naam

Geef het evenement een naam die de functie duidelijk beschrijft — gebruikers moeten direct begrijpen wat er met de kandidaat gebeurt zodra ze het evenement toevoegen. De kandidaat ziet de naam van het evenement nooit; die ziet alleen de eventueel gekoppelde status.

Stap 2 — Kop en volgorde

Kies in de vervolgkeuzelijst onder welke kop het evenement valt. Stel daarna de volgorde in: dit bepaalt op welke positie het evenement binnen de kop staat wanneer een recruiter een keuze maakt.

Stap 3 — Status koppelen (optioneel)

Kies of het evenement een status moet instellen voor de kandidaat. De naam van de status mag afwijken van de naam van het evenement — dat is zelfs wenselijk voor duidelijkheid.

Stap 4 — Functie van het evenement

Vink aan wat het evenement moet doen. Let op: sommige opties zijn niet combineerbaar. Zodra je een optie aanvinkt, worden onverenigbare opties automatisch grijs en niet meer selecteerbaar. Klik op het blauwe informatiesymbool naast een optie voor aanvullende uitleg.

Stap 5 — Tekstsjabloon koppelen (optioneel)

Als het evenement contact met de kandidaat inhoudt, kun je een bestaand tekstsjabloon koppelen. Koppel je geen sjabloon, dan kiest de recruiter bij uitvoering zelf uit alle beschikbare sjablonen — maximale flexibiliteit. Koppel je wél een specifiek sjabloon, dan is alleen dat sjabloon van toepassing. Gebruik dit voor gestandaardiseerde communicatie waarbij je wilt voorkomen dat de verkeerde tekst wordt gestuurd.

👉 Vergeet niet op te slaan zodra je klaar bent!

Voorbeeld — Goed ingerichte evenementenstructuur

Samenvatting — Alles op een rij