Hoe maak ik een aangepast evaluatieformulier voor een klant?

Met Performance kunnen jullie volledig eigen evaluatieformulieren maken voor jullie klanten. Er staan standaard vier voorbeeldformulieren klaar die (als inspiratie) gebruikt kunnen worden. Deze kunnen worden gekopieerd en aangepast, of jullie kunnen ook een volledig nieuw evaluatieformulier aanmaken.

Naar de evaluatieformulieren navigeren

1. Log in via je Perform Professional-login.
2. Ga bovenin naar Beheer.
3. Klik linksonder op Review templates.

Standaard evaluatieformulieren

Er zijn standaard vier evaluatieformulieren beschikbaar:

• Tussentijdse evaluatie [*]
• Eindevaluatie [*]
• Tussentijdse evaluatie (inc. functies) [*]
• Eindevaluatie (inc. functies) [*]

Deze standaardformulieren zijn niet rechtstreeks te bewerken. Wanneer je op Bewerken klikt, lijkt het alsof je onderdelen kunt toevoegen, maar wijzigingen kunnen niet worden opgeslagen. 

Een standaardformulier aanpassen

Wil je een standaardformulier aanpassen? Kopieer deze dan eerst.

1. Beweeg met de muis over het gewenste formulier in het overzicht.
2. Klik op de drie puntjes aan de rechterkant.
3. Kies Kopiëren.
4. Geef de kopie een andere naam zodat ze makkelijk uit elkaar te houden zijn
5. De gekopieerde template kan vervolgens volledig worden aangepast.

Een nieuw evaluatieformulier aanmaken

Je kunt ook een volledig nieuw evaluatieformulier maken.

1. Klik rechtsboven op Nieuwe template.
2. Geef de template een duidelijke naam.
3. De overige instellingen kunnen op de standaardwaarden blijven staan.
4. Klik op Opslaan.

De template is nu aangemaakt en klaar om ingericht te worden.

Evaluatieformulier inrichten

Wanneer je een nieuwe template hebt aangemaakt of een standaardtemplate hebt gekopieerd, kom je eerst uit op het tabblad Details.

Details

Hier kun je de naam van het evaluatieformulier aanpassen.

Maak je gebruik van meerdere talen? Vergeet dan niet om de naam ook in de andere talen toe te voegen door op  vlaggetje te klikken en de vertalingen toe te voegen.

Let op: Dit geldt ook voor alle vragen die je toevoegt. Wanneer je een vraag niet vertaalt, wordt de vraag weergegeven in de taal die wel is ingevuld, ook wanneer een gebruiker een andere taal heeft ingesteld in Perform.

Inhoud toevoegen

Ga vervolgens naar het tabblad Inhoud.

Hier bouw je de structuur van het evaluatieformulier op door pagina's toe te voegen. Ondanks dat de naam anders doet vermoeden, wordt de volledige evaluatie uiteindelijk op één pagina weergegeven. Een pagina is dus eigenlijk een hoofdstuk of onderdeel binnen het evaluatieformulier.

Denk bijvoorbeeld aan de volgende onderdelen:

• Doelen
• Competenties
• Ontwikkeling
• Open vragen

Bij het toevoegen van een pagina vul je de volgende velden in:

Naam
De titel van het onderdeel.

Omschrijving
(Indien van toepassing) een korte toelichting voor de gebruiker. Houd deze bij voorkeur kort (maximaal drie à vier regels). Lange teksten worden minder overzichtelijk weergegeven.

Icon classes
Deze instelling hoeft niet ingevuld/aangepast te worden. 

Wie vult dit onderdeel in?

Per onderdeel bepaal je wie de vragen kan beantwoorden:

• Medewerker
• Evaluator / leidinggevende
• Beide

Hierdoor kun je per onderdeel bepalen wie welke vragen ziet en invult.

Klik vervolgens op Opslaan. De pagina verschijnt nu in het overzicht.

Vragen toevoegen

Klik op het plusje onder een pagina en kies vervolgens het gewenste vraagtype.

Doelen

Met het vraagtype Doelen worden automatisch de prestatie- en ontwikkeldoelen van de medewerker weergegeven.

Je kunt hierbij gebruikmaken van de volgende instellingen:

• Tekstveld -  er is altijd bij een open tekstveld
• Rating – Kies een standaardrating of een zelf aangemaakte rating.
• Placeholder Subject – De voorbeeldtekst die de medewerker ziet in het tekstveld. Standaard is dit 'Schrijf hier je tekst', maar deze tekst kan worden aangepast.
• Placeholder Evaluator – De voorbeeldtekst voor de leidinggevende.

Wanneer je een rating toevoegt, kun je aangeven dat dit onderdeel meetelt als eindbeoordeling.

Let op: Er kan slechts één onderdeel binnen een evaluatieformulier als eindbeoordeling worden ingesteld. Deze eindbeoordeling wordt vervolgens weergegeven in de evaluatierapportages en in de export.

Zelfevaluatie

Het vraagtype Zelfevaluatie werkt vrijwel hetzelfde als Open vragen. Het verschil zit voornamelijk in de benaming. Ook hier kun je een rating toevoegen en placeholders instellen voor zowel de medewerker als de leidinggevende.

Competenties

Met het vraagtype Competenties worden automatisch de competenties van de medewerker weergegeven. Per competentie is een tekstveld beschikbaar waarin zowel de medewerker als de leidinggevende een toelichting kan geven. Daarnaast kun je een rating toevoegen.

Je kunt kiezen welke competenties worden weergegeven:

• Functiecompetenties (gekoppeld aan het functieprofiel)
• Kernwaarden (organisatiebreed)
• Beide

Ook dit onderdeel kan worden ingesteld als eindbeoordeling.

Open vragen

Met Open vragen voeg je een vrije vraag toe aan het evaluatieformulier.

Ook hier kun je:

• Een rating toevoegen.
• Placeholderteksten instellen voor zowel de medewerker als de leidinggevende.

Samenvatting

Het vraagtype Samenvatting werkt in de praktijk hetzelfde als een open vraag. Dit type wordt vaak gebruikt voor een afsluitende vraag of een algemene conclusie aan het einde van de evaluatie.

Functie

Met het vraagtype Functie wordt een algemene vraag gesteld over het functioneren van de medewerker binnen de functie.

Ook hier kun je:

• Een rating toevoegen.
• Placeholderteksten instellen voor zowel de medewerker als de leidinggevende.

Prestatie- en ontwikkeldoelen

Naast het vraagtype Doelen, waarin zowel prestatie- als ontwikkeldoelen worden weergegeven, kun je deze ook afzonderlijk toevoegen:

• Prestatiedoelen
• Ontwikkeldoelen

Hiermee kun je beide soorten doelen een eigen onderdeel binnen de evaluatie geven. Dit kun je bijvoorbeeld doen als je verschillen de ratings wilt gebruiken voor de verschillende type doelen. 

Eindbeoordeling instellen

Bij een eindevaluatie wordt soms een eindbeoordeling toegevoegd. Dit is ook terug te zien in de standaard eindevaluatieformulieren die in Performance beschikbaar zijn.

Maak je zelf een evaluatieformulier? Dan kun je bijvoorbeeld een Open vraag toevoegen en hier een rating aan koppelen. Vink vervolgens 'Dit component telt als eindbeoordeling' aan.

Let op: Er kan maar één onderdeel binnen het evaluatieformulier als eindbeoordeling worden ingesteld.

De eindbeoordeling wordt vervolgens weergegeven in de evaluatierapportages en meegenomen in de export van deze rapportage.

Evaluatieformulier koppelen aan een evaluatiemoment

Nadat je het evaluatieformulier hebt ingericht, vergeet dan niet om op Opslaan te klikken.

Je kunt het formulier vervolgens bekijken via Voorbeeld. Houd er rekening mee dat doelen en competenties in de voorbeeldweergave leeg kunnen zijn. Als accountant log je namelijk in via je Performance Professional login en heb je geen medewerkersaccount binnen de Performance omgeving van je klant en dus geen doelen en competenties. Bij medewerkers worden deze onderdelen tijdens de evaluatie automatisch gevuld.

Om een evaluatieformulier te koppelen aan een evaluatiemoment:

1. Ga naar Beheer.
2. Klik op Evaluatiecyclus.
3. Open de gewenste evaluatiecyclus.
4. Ga naar Evaluatiemomenten.
5. Open het evaluatiemoment waarvoor je het formulier wilt gebruiken.
6. Klik bij Template op het potlood-icoon.
7. Selecteer het gewenste evaluatieformulier uit de lijst.

Support

Kom je er niet helemaal uit? Geen enkel probleem. Dien een ticket in, we helpen je graag verder.