Dit artikel legt uit hoe je declaraties kunt aanmaken via de website. Voor het aanmaken van declaraties via de app, zie Declaraties aanmaken in de app.
Dit artikel beschrijft de volgende acties.
Declaratie aanmaken
Om een nieuwe declaratie aan te maken, klik je op het '+' teken of op 'nieuwe declaratie'. Vervolgens opent een pop-up, waar je nogmaals kiest voor 'nieuwe declaratie'.
Als je dit in de app doet, opent vervolgens automatisch de camera zodat je een foto kunt maken van de bon. Op de website kun je het bonnetje handmatig uploaden.
De categorie, het bedrag en de datum, worden automatisch gevuld door Expenses. Controleer altijd of deze juist gevuld zijn.
Hierna kun je kiezen of je de declaratie aan een declaratiebundel wil toevoegen. Een declaratiebundel zorgt ervoor dat je meerdere declaraties gebundeld kunt indienen.
> Als je dit wil, kies je een bestaande declaratiebundel of kies je om een nieuwe bundel aan te maken.
> Als je een losse declaratie wil insturen, laat je dit veld leeg.
Een declaratie zonder declaratiebundel kun je vervolgens direct verzenden, of eerst opslaan.
Een declaratie met declaratiebundel kun je enkel opslaan. Hoe je vervolgens de bundel verstuurt, vind je onderaan dit artikel.
Bonnetje mailen
Heb je een factuur ontvangen, dan kun je deze doormailen vanaf hetzelfde mailadres waarmee je een Expenses login hebt. Je kunt de factuur mailen naar nmbrs.expense@visma.com.
Eventueel kun je in je persoonlijke instellingen meerdere adressen toevoegen waarvandaan facturen kunnen worden doorgestuurd.
Meer informatie hierover vind je ook onder 'e-mails met bonnetjes doorsturen'.
Wanneer je het bonnetje hebt verstuurd vanaf het juiste mailadres, wordt deze in je account aangemaakt als concept declaratie. Je kunt vervolgens zelf de juiste gegevens toevoegen en de declaratie versturen.
Reiskosten declareren
Om reiskosten te declareren klik je ook op het '+' teken of op 'nieuwe declaratie'. Vervolgens opent een pop-up, waar je kiest voor 'nieuwe reiskostenvergoeding'.
Ook voor reiskosten kun je kiezen of je deze aan een declaratierapport wil toevoegen, of deze los wil versturen.
Vervolgens vul je het vertrekpunt en de eindbestemming van je reis in. Hier kun je ook aangeven of het om een enkele reis of een retour gaat.
Ook hier is het belangrijk om altijd te controleren of het aantal kilometers klopt. Indien nodig kun je dit handmatig aanpassen.
Een declaratie zonder declaratiebundel kun je vervolgens direct verzenden, of eerst opslaan.
Een declaratie met declaratiebundel kun je enkel opslaan. Hoe je vervolgens de bundel verstuurt, vind je onderaan dit artikel.
Declaratiebundel versturen
Om je gemaakte declaratiebundel te versturen ga je naar 'declaratiebundels'. Hier vind je de niet-ingediende declaratiebundel(s). Je kunt deze openen door erop te klikken.
Vervolgens kun je nogmaals controleren of de juiste declaraties erin staan. Als dit correct is, kun je het rapport versturen door op 'versturen' te drukken.