Wanneer declaraties zijn goedgekeurd, komen ze terecht onder het tabblad Klaar voor versturen binnen Declaratiebundels. Vanuit dit tabblad worden de bundels automatisch verwerkt via de gekoppelde integraties. In dit artikel leggen we uit hoe de verwerking werkt op basis van de volgende ingestelde integraties:
| # | Integratie | Type | Declaratietype |
|---|---|---|---|
| 1 | Nmbrs | Salarisverwerking | Reiskostenvergoedingen |
| 2 | Paymentfile ISO 20022 | Betaalbestand | Declaraties |
| 3 | Bedrijfskaart declaraties | Excel-export | Bedrijfskaartdeclaraties |
| 4 | Boekhouding | Excel-export | Declaraties |
Hoe werkt de verwerking?
Zodra een declaratiebundel klaarstaat onder Klaar voor versturen, wordt deze automatisch doorgestuurd naar de juiste integraties op basis van het declaratietype. Elke integratie verwerkt alleen de declaraties waarvoor deze is geconfigureerd in dit voorbeeld:
1. Nmbrs #1 – Salarisverwerking
Reiskostenvergoedingen worden rechtstreeks doorgestuurd naar Nmbrs Payroll en verwerkt op de salarisstrook van de medewerker.
2. Paymentfile ISO 20022 #2 – Betaalbestand
Reguliere declaraties worden verwerkt via een betaalbestand in ISO 20022-formaat. Dit bestand kan worden geüpload in de bankieromgeving om de uitbetalingen te verwerken.
3. Bedrijfskaart declaraties #3 – Excel-export
Declaraties die zijn gedaan met een bedrijfskaart worden apart gegenereerd als een eigen Excel-export. Deze bundel staat los van het betaalbestand, omdat bedrijfskaartuitgaven niet aan de medewerker worden uitbetaald maar direct aan het bedrijf worden toegeschreven.
4. Boekhouding #4 – Excel-export
Reguliere declaraties worden daarnaast ook als Excel-export aangeleverd voor de boekhouding. Dit bestand kan worden geïmporteerd in het boekhoudpakket.
Alle declaraties/bundels tegelijk versturen
1. Ga naar Declaratiebundels > Klaar voor versturen.
2. Selecteer de declaraties/bundels die je wilt versturen door het vakje links van de bundel aan te vinken.
3. Klik op Versturen.
4. De bundels worden nu verwerkt via de bijbehorende integraties.
💡 Let op: Alle declaraties en bundels komen standaard als eerste terecht onder Nmbrs #1 in het tabblad Klaar voor versturen. De bundels worden vervolgens verwerkt via de bijbehorende integraties op basis van het ingestelde declaratietype.
Overzicht na verzending
Na het versturen verschijnen de bundels onder het tabblad Verstuurd. Hier kun je per declaratie/bundel zien welke bestanden zijn gegenereerd, zoals het betaalbestand en de Excel-exports.
Onder het tabblad Bestanden kun je de gegenereerde bestanden terugvinden en downloaden, waaronder:
- Het ISO 20022 betaalbestand voor de bank
- De Excel-export Bedrijfskaart declaraties voor de boekhouding
- De Excel-export Boekhouding voor het boekhoudpakket
De reiskostenvergoeding is in dit voorbeeld doorgestuurd naar Nmbrs Payroll en is zichtbaar op de loonstrook van de medewerker onder Netto – 5130 Reiskostenvergoeding (onbelast).