Deze functie maakt het mogelijk om gegevens op verzoek van de betrokkene te verwijderen, waarmee een best practice voor gegevensbeheer wordt vastgesteld die voldoet aan de AVG.
Functiebeschrijving
1. Sollicitatieproces voor kandidaten:
- Voorkeurskeuze: Er is een verplicht veld toegevoegd aan het sollicitatieproces, waarin kandidaten hun voorkeur voor het verwijderen van gegevens moeten aangeven.
- Beschikbare opties: Kandidaten moeten kiezen uit twee vaste bewaartermijnen: 4 weken of 1 jaar.
- Communicatie met klanten: Klanten zijn verantwoordelijk voor het informeren van kandidaten over dit verwijderingsproces. Deze informatie moet worden opgenomen in het bestaande privacybeleid (toegankelijk via Beheer > Accountgegevens > tabblad Sollicitatievoorwaarden)
2. Zichtbaarheid van het kandidatenblad (recruiters):
- Recruiters kunnen de berekende verwijderingsdatum bekijken in het kandidatenprofiel.
- Berekening van de verwijderingsdatum: Het systeem start de aftelling voor verwijdering pas nadat de kandidaat een definitieve status heeft gekregen (bijv. 'aangenomen', 'afgewezen', 'teruggetrokken' of een gebeurtenis die is gemarkeerd als 'Gesloten in werving'). Het verwijderen begint pas nadat een definitieve status is toegepast.
3. Standaard verwijderingstermijn (1 jaar):
Er is een standaard verwijderingsperiode van 1 jaar ingesteld voor kandidaten die niet expliciet een voorkeur hebben gekozen, waaronder:
- Bestaande kandidaten die zich hebben aangemeld voordat de functie werd geïmplementeerd.
- Kandidaten die zijn toegevoegd via papieren (handmatige) sollicitaties.
Werkwijze
1. De verwijderingsperiode instellen:
- Standaard sollicitaties: De vraag over het verwijderen van gegevens is een verplicht veld tijdens het sollicitatieproces.
- Handmatig aangemaakte kandidaten: krijgen automatisch de standaard verwijderingsperiode van 1 jaar.
- Gekopieerde kandidaten: de gekopieerde sollicitatie neemt dezelfde verwijderingsinstelling over als de oorspronkelijke sollicitatie.
2. Trigger voor verwijdering:
- Het aftellen voor verwijdering begint pas wanneer een definitieve status aan de kandidaat wordt toegekend (d.w.z. aangenomen, afgewezen, ingetrokken of een gebeurtenis gemarkeerd als "Gesloten in werving").
- Terugdraaien: Als een definitieve statusgebeurtenis wordt verwijderd (let op: verwijdering is niet mogelijk voor "teruggetrokken" of "afwijzing per e-mail"), wordt de aftelling voor verwijdering gereset alsof de gebeurtenis nooit heeft plaatsgevonden.
Interne systeemconfiguratie
Als je deze instellingen aangepast wilt hebben dien je contact te nemen met de Plusfeatures support.
- Modulenaam: De functie is gekoppeld aan een nieuwe module met de naam Verwijdering van kandidaatgegevens.
- Implementatie: Deze module wordt standaard automatisch toegevoegd aan alle bestaande en nieuwe Nmbrs-klantaccounts.
- Zichtbaarheidsinstelling: Het bestaande (oude) gedeelte voor het verwijderen van kandidaten wordt verborgen voor alle accounts die gebruikmaken van deze nieuwe module. Dit oude gedeelte blijft alleen zichtbaar in de uitgebreide personalisatiemodus voor klanten die niet over de nieuwe module beschikken.
- Update van het oude systeem: Ongeacht of de nieuwe module is toegevoegd, is het bereik voor bestaande instellingen voor het verwijderen van kandidaatgegevens bijgewerkt. De eerdere vaste instelling van 6 maanden na sollicitatie/update of sluiting van de wervingsprocedure is uitgebreid naar een configureerbare periode van 1 tot 99 maanden.